FAQ - Häufig gestellte Fragen

ALLGEMEINES

BERECHTIGUNGEN

LEHRGÄNGE

LIZENZEN

OPASO

PERSONEN / VEREINSMITGLIEDER

SCHNITTSTELLEN

SPIELBETRIEB - ALLGEMEIN

SPIELVERLEGUNGEN

VEREIN


ALLGEMEINES

Wie schaut Aufbau und Konzept vom BSM aus?

Jede Person kann nur ein Benutzerkonto haben, in dem die Rechte aus der Person selbst sowie ggf. von Vereinen und Verbänden kombiniert werden.
Daher sind die einzelnen Rechte über die Menüstruktur erkennbar, z.B. sieht man ORGANISATION - LANDESVERBÄNDE nur dann, wenn man eine Berechtigung für einen Landesverband hat.

Die Menüstruktur ist so aufgebaut, dass die Einträge SPIELBETRIEB und LEHRGÄNGE im Hauptmenü “nur” Schnellzugriffe sind bzw. übergeordnete Berechtigungen auf allgemeine Daten darstellen. Daher kann es auch sein, dass bestimmte Funktionen nur im Verbands- oder Vereinskontext (im jeweiligen Menü) aufrufbar sind (z.B. Mitglieder, Funktionäre, Sperrtermine etc.).

An welche E-Mail-Adresse gehen E-Mails von Personen?

Systemmails in Verbindung mit einem Benutzerkonto werden immer an die dort hinterlegte E-Mail-Adresse versandt (entspricht dem Anmeldenamen in BSM).

Für alle weiteren E-Mails aus BSM (z.B. bei Lehrgängen, Spielverlegungen, Erinnerung Einteilungen) einer Person wird aus der BETROFFENEN Kontaktinformation zunächst die E-Mail-Adresse in der Organisation (also die persönliche Vereins- oder Verbands-E-Mail-Adresse) verwendet. Sollte diese nicht gefüllt sein, dann wird die private E-Mail-Adresse genommen.
Hinweis: Dies trifft auch für die Erstellung von Listen bzw. die Übermittlung über die API-Schnittstelle zu!

Wenn keine dieser beiden E-Mail-Adressen gepflegt ist, dann kann der Benutzer auch keine E-Mails über BSM erhalten.


BERECHTIGUNGEN

Wie sind die Berechtigungen aufgebaut?

Im Gegensatz zu Opaso sind die Berechtigungen im BSM personenbezogen, d.h. jede Person hat nur einen Zugang, egal wie viele Berechtigungen und für welche Bereiche (Verein, Landesverband oder DBV) dieser Zugriff benötigt. D.h. eine Person kann in einem Bereich auch mehrere Berechtigungen erhalten oder auf mehrere Bereiche Zugriff erhalten.

Die Rechte sind hierarchisch aufgebaut, so dass eine Person mit Rechten in einem Landesverband i.d.R. auch bestimmten Zugriff auf dessen Vereine erhält.

Wer kann Berechtigungen beantragen oder vergeben?

Berechtigungen können für alle Personen mit Funktionen in einem Bereich (Verein, Landesverband oder DBV) vergeben werden. Zudem können auch Einzelpersonen Zugang erhalten, was aber mit eingeschränktem Zugriff auf die Inhalte einhergeht. D.h. es können auch mehrere Personen in einem Bereich Berechtigungen erhalten oder Personen auf mehrere Bereiche Zugriff erhalten.

Hierfür besteht die Möglichkeit, diesen Personen unterschiedliche Rechte (Rollen) zu vergeben, so dass jeder nur das machen darf, was er können soll. Einem Benutzer können aber auch mehrere Rollen zugewiesen werden, sofern notwendig. Daher die Zuordnung über BENUTZER - ROLLEN & BERECHTIGUNGEN (bei der jeweiligen Person) nicht vergessen!
Hinweis: Die Rechte sind hierarchisch aufgebaut, so dass ein Landesverband demnach automatisch auch Zugriff auf dessen Mitglieder (also Vereine) erhält.

Um jemandem Zugang zu geben, besteht entweder die Möglichkeit, dass ein Administrator (im Verein, LV oder DBV) eine Person zum BSM einlädt oder dass eine Person für sich selbst einen Zugang anfordert.
Sollte eine Person bereits ein Benutzerkonto haben, dann ist es aktuell nicht möglich einen weiteren Zugang für einen anderen Bereich zu beantragen. In diesem Fall muss ein Administrator dieses Bereiches der Person die Rolle manuell über BENUTZER - ROLLEN & BERECHTIGUNGEN zuweisen.

Ein Antrag auf einen Zugang läuft bei den Berechtigten des entsprechenden Bereichs auf, um diesen zu bearbeiten (Personenzuordnung, Freischaltung Account & Rollenzuordnung).
Hinweis: Bitte beachten, dass die Beantragung für den richtigen Bereich erfolgt. Wer für einen Verein Zugriff benötigt, muss den Zugriff auch für diesen beantragen. Sollte der Zugriff auf einen falschen Bereich (z.B. Verband statt Verein) beantragt worden sein, dann ist der richtige Bereich, d.h. Verein, manuell über die Funktion ROLLE ANLEGEN zuzuordnen!

Wie kann ich eine Person zum BSM einladen?

Um eine Person zu BSM einladen zu können, muss man die Berechtigung zur Verwaltung von Benutzern haben (z.B. Rollen ‘Verbandsadministration, ‘Vereinsadministration’ oder ‘Benutzerverwaltung’). Dann wählt man eine Person/Mitglied aus (z.B. im Hauptmenü über ORGANISATION - PERSONEN oder über ORGANISATION - VEREIN - VEREINSMITGLIEDER), bearbeitet diese (mit Stift ganz rechts) und geht dort auf BENUTZER - BENUTZERKONTO. Dort sind die weiteren Hinweise entsprechend dann zu beachten.

Alternativ kann man auch direkt im Hauptmenü auf ADMIN - BENUTZERKONTEN gehen und dann dort über die Funktion BENUTZERKONTO ANLEGEN die Daten eingeben. Dort ist die Mailadresse, Startpasswort sowie die Ebene (Verband, Verein) zu hinterlegen. Abschließend müssen noch die restlichen Arbeiten (Personenzuordnung, Freischaltung Account & Rollenzuordnung) vorgenommen werden.

Was mache ich, wenn Person Zugang für falschen Bereich (z.B. Verband statt Verein) beantragt hat?

Der Antrag auf einen Zugang läuft bei den Berechtigten des entsprechenden Bereichs (Verein/Verband) auf, um diesen zu bearbeiten (Personenzuordnung, Freischaltung Account & Rollenzuordnung).
Es kann jedoch vorkommen, dass der Zugang für einen falschen Bereich beantragt wurde (Verband statt Verein oder Verein statt Einzelperson). In diesem Fall kann man den “falschen” Antrag löschen und anschließend ggf. den richtigen Bereich (z.B. Verein) manuell über die Funktion ROLLE ANLEGEN auswählen und eine entsprechende Rolle zuweisen. Grds. brauchen Personen mit Benutzerkonto nicht zwingend Rollen für Verein/Verband, sie können jedoch dann “nur” mit den automatisch zugeordneten Rechten (z.B. Umpire, Scorer, Statistikstelle, Umpire-Einteiler) arbeiten.

Wie kann man Benutzerkonten löschen?

Benutzerkonten können durch Adminstratoren (Verband/Verein) oder durch Personen selbst NICHT gelöscht werden.
Aktuell ist dafür eine E-Mail an bsm@baseball-softball.de zu senden!


LEHRGÄNGE

Wann werden E-Mails versandt und wer erhält diese?

Standard-E-Mails (nicht veränderbar) werden im Hintergrund bei folgenden Aktionen versandt:

  • Neuanmeldung Teilnehmer (durch Verein/Einzelperson)
  • Stornierung Teilnehmer (durch Verein/Einzelperson)
  • Absage/Bestätigung Teilnehmer (durch Verband)
  • Änderung Optionen “Skript” oder “Übernachtung” (durch Verein/Einzelperson/Verband)

Die E-Mails gehen an den Rechnungsempfänger, wenn Verein oder Verband (E-Mail 1 aus den Stammdaten des anmeldenden Vereins/Verbands), zusätzlich an den Teilnehmer selbst (private bzw. E-Mail-Adresse ORG) sowie an den ausrichtenden Verband (Bearbeiter des Lehrgangs - siehe Lehrgangsdaten).

Zusätzlich besteht für den Verband noch die Möglichkeit, die Aktion “E-Mail schreiben” zu nutzen. Hierüber ist der Versand einer selbst erstellten E-Mail an ausgewählte oder alle Teilnehmer direkt in BSM möglich.

Wer und wo kann man Personen zu Lehrgängen anmelden?

Anmeldungen können normalerweise nur durch angemeldete Benutzer der Vereine oder Landesverbände (mit entsprechender Berechtigung = Rolle) vorgenommen werden.
Zusätzlich ist es aber auch möglich, dass sich Einzelpersonen zu einem Lehrgang SELBST anmelden, wenn dieser dafür freigeschalten ist. Anmeldungen von Einzelpersonen durch DRITTE (auch Vereine) sind NICHT möglich!
Sollte eine Anmeldung (egal ob als Einzelperson oder Verein) nicht möglich sein, muss man sich direkt an den ausrichtenden Verband wenden.

Um eine Person für einen Lehrgang anmelden zu können, bitte folgendermaßen vorgehen:

  1. Über ORGANISATION den VEREIN auswählen und dort den Reiter LEHRGÄNGE - TEILNEHMER aufrufen.
  2. Rechts oben den Button TEILNEHMER ANMELDEN auswählen.
  3. Dort dann zunächst den gewünschten Lehrgang auswählen und anschließend die Person. Bitte beachten, dass nur VEREINSMITGLIEDER angezeigt werden, daher ist ggf. die Person vorher noch entsprechend anzulegen!

oder ganz einfach über LEHRGÄNGE und TEILNEHMER ANMELDEN

Jede Anmeldung muss (sollte) durch den ausrichtenden Verband noch bestätigt werden, solange kann auch keine Aus- bzw. Zusage über die Teilnahme am Lehrgang getroffen werden!
Sollte die Bestätigung ausbleiben, muss man sich direkt an den ausrichtenden Verband wenden.

Welche Auswirkungen haben die Mindest- bzw. Maximalanzahl an Teilnehmern?

Aktuell haben diese Zahlen KEINE direkten Auswirkungen auf System, so dass sie rein informatorisch zu sehen sind.
Sollte die maximale Anzahl an Teilnehmern jedoch bereits erreicht sein, dann ist jede weitere Anmeldung als “auf Warteliste” zu betrachten. Solange daher die Bestätigung durch den ausrichtenden Verband nicht vorliegt, kann keine Aus- bzw. Zusage über die Teilnahme am Lehrgang getroffen werden!
Sollte die Bestätigung ausbleiben, muss man sich direkt an den ausrichtenden Verband wenden.

Wie kann man Lehrgangsanmeldungen von anderen Vereinen/Verbänden oder Einzelpersonen ermöglichen?

Im Lehrgang selbst gibt es einen Bereich “Erweiterte Anmeldung”, wo man andere Verbände/Vereine oder Personen für die Anmeldung zu Lehrgängen freischalten kann.

  • Wenn bei „Weitere Verbände“ andere Landesverbände ausgewählt werden, dann können sich diese Verbände und deren Vereine ZUSÄTZLICH anmelden.
  • Mit der ersten Ankreuzoption “Anmeldung durch Vereinsmitglieder (aktiv) selbst erlauben” können sich ZUSÄTZLICH Mitglieder/Funktionäre der Verbände (Ausrichter und weitere Verbände) und deren Vereine (mit eigenem Benutzerkonto) selbst anmelden.
  • Mit der zweiten Ankreuzoption “Anmeldung durch Personen OHNE Einschränkungen erlauben” können sich ZUSÄTZLICH auch Personen ohne Mitgliedschaft/Funktion (mit eigenem Benutzerkonto) selbst anmelden.

BITTE BEACHTEN: Die private Anmeldung einer Einzelperson (also KEIN Vereinsmitglied) durch DRITTE (auch Vereine) ist NICHT möglich!


LIZENZEN

Wann werden E-Mails versandt und wer erhält diese?

Standard-E-Mails (nicht veränderbar) werden im Hintergrund an Lizenzinhaber, Verein (aus Feld ‘Lizenzzuordnung’) und Verband (aus Feld ‘Lizenzverwalter’) in nachfolgenden Situationen versandt:

  • Aktion ‘neue Lizenz anlegen’ (über Lehrgang durch Verband) –> Mail an Lizenzinhaber, Verein
  • Aktion ‘Lizenz verlängern’ (manuell durch Verband) –> Mail an Lizenzinhaber, Verein
  • Aktion ‘Lizenzstufe ändern’ (manuell durch Verband) –> Mail an Lizenzinhaber, Verein (Hinweis: KEINE E-Mail bei manueller Anlage einer neuen Lizenz!)
  • Aktion ‘Lizenzuordnung ändern’ (manuell durch Verband) –> Mail an Lizenzinhaber, Verein (alt/neu), Verband (alt/neu)
  • Eingeteilter Umpire oder Scorer bei Spiel (Versand erfolgt systemseitig 4 Tage vor Einsatz) –> Mail an Lizenzinhaber
  • Ablauf einer bestehenden Trainer-Lizenz (Versand erfolgt systemseitig 6 bzw. 12 Monate vor Ablauf, sofern die Lizenz noch nicht im Status ‘Berechtigt zur Verlängerung’ steht!) –> Mail an Lizenzinhaber, Verein

Diese aufgeführten E-Mails gehen dabei an

  • Lizenzinhaber: E-Mail-Adresse aus der Kontaktinformation des jeweiligen Kontextes der entsprechenden Lizenz (DBV, LV, Verein, vereinslos), d.h. wem die Lizenz zugeordnet ist (weitere Infos zur Steuerung von E-Mails an Personen).
  • Verein: E-Mail 1 aus den Stammdaten des Vereins
  • Verband: E-Mail 1 aus den Stammdaten des Verbands

Zusätzlich besteht für den Verband noch die Möglichkeit, die Aktion “E-Mail schreiben” zu nutzen. Hierüber ist der Versand einer selbst erstellten E-Mail an ausgewählte oder alle Lizenzinhaber direkt in BSM möglich.

Warum erscheinen im Verein auch Lizenzen von anderen Vereinen/Verbänden?

Unter Lizenzen werden dem Verein alle Lizenzen von aktuell aktiven Vereinsmitgliedern angezeigt. Damit kann es auch vorkommen, dass Lizenzen angezeigt werden, wenn diese einem anderen Verein oder Verband zugeordnet sind. Lizenzen werden unabhängig der Vereinszugehörigkeit Vereinen (oder Verbänden) direkt zugeordnet, da eine Person auch Mitglied in mehreren Vereinen sein kann. Es besteht jedoch die Möglichkeit, durch den Filter ‘nur eigene’ sich nur die Lizenzen anzeigen zu lassen, die auch dem eigenen Verein direkt zugeordnet sind!

Wie errechnet sich die Summe bei den Einsätzen?

In der Spalte ‘Einsätze’ werden je Jahr alle Spiele angezeigt, wo die Person als Umpire bzw. Scorer (je nach Lizenz) eingesetzt wurde. Hierbei werden alle Spiele einberechnet, die sich nicht im Status ‘geplant’ oder ‘ausgefallen’ befinden (inkl. Externer Einsätze innerhalb der Lizenz). Angezeigt werden immer die letzten 4 Jahre.

Wo kann ein Scorer sein Scoring-Feedbacks einsehen?

Um sich schnell einen Überblick über vorhandene Scoring-Feedbacks zu machen, muss man die Ansicht ‘Einsätze’ der entsprechende Person aufrufen. Dazu in den Personendaten über den Reiter SPIELBETRIEB die Ansicht EINSÄTZE aufrufen. Wenn ein Feedback vorhanden ist, dann sieht man dies durch ein i-Icon in der vorletzten Spalte der Ansicht.

Wo kann man für Scorer und Umpire ‘externe’ Einsätze hinterlegen?

Da aktuell nicht alle Spiele im BSM erfasst werden (z.B. Länderpokale, Deutsche Meisterschaften) gibt es die Möglichkeit, für diese Spiele ebenfalls die Einsätze für Scorer und Umpire zu erfassen. Hierzu muss man Bearbeitungsrechte auf die jeweilige Lizenz haben, weil die Einsätze dort zu erfassen sind.

Dazu muss man ‘Lizenz bearbeiten’ auswählen und kann dann mit ‘Externen Einsatz hinzufügen’ die Einsätze eintragen (mit Angabe von Datum, Veranstaltung, Anzahl Einsätze). Einsätze kann man entweder als einzelne Spiele oder gebündelt eintragen, z.B. 19.10.2018, DM Juniorinnen, 5 Spiele.

Wie kann man als Verband E-Mails an Scorer, Umpire oder Trainer versenden?

Als Verband hat man die Möglichkeit über BSM auch alle oder ausgewählte Lizenzinhaber per E-Mail anzuschreiben. Hierzu musss man entweder über ORGANISATION - DBV - LIZENZEN - ÜBERSICHT (für DBV) oder ORGANISATION - LANDESVERBÄNDE - SPIELBETRIEB - LIZENZEN (für LV) die entsprechende Lizenzübersicht aufrufen. Dort gibt es eine Bulk-Aktion ‘E-Mail senden’, die an die ausgewählten Lizenzinhaber eine Sammel-E-Mail versendet.


Opaso

Erfolgt ein Abgleich neu angelegter Personen?

Aktuell werden NEU angelegte Personen in Opaso durch einen täglichen Abgleich (in der Nacht) nach BSM überführt (inkl. deren Kontaktinformationen und Vereinszugehörigkeit). Leider geht dies technisch umgekehrt nicht!

Werden Vereinsmitgliedschaften von Personen aus Opaso nach BSM überführt?

Vereinszugehörigkeiten werden ebenfalls aus Opaso durch einen täglichen Abgleich (in der Nacht) nach BSM überführt. Dies bedeutet, wenn ein Verein eine Person in Opaso zu seinem Datenbestand hinzugefügt (Neuanlage, Vereinswechsel) oder auch entfernt (Löschung = Austritt) dies auch in BSM nachgezogen wird. Zu beachten ist, dass bei einem Austritt (entspricht einer Löschung in Opaso) der ‘31.12.’ des aktuellen Jahres als Austrittsdatum in BSM eingetragen wird. Ein Übertrag der Austritte aus BSM nach Opaso ist technisch aktuell nicht möglich, so dass dafür aber auch sichergestellt ist, dass geänderte Daten in BSM nicht überschrieben werden!


PERSONEN / VEREINSMITGLIEDER

Wie sind die Personendaten aufgebaut?

Die Personendaten sind konzeptionell so aufgebaut, dass eine Person im BSM nur EINMAL existieren sollte - außer das System erkennt aufgrund von Fehleingaben, die Anlage einer sogenannten Dublette nicht. Daher sind die Basisdaten einer Person (Name, Geburtsdatum/-ort, Geschlecht, Nationalität) auch nur einmal vorhanden.
Die weiteren Informationen (v.a. Kontaktinformationen) können mehrfach vorhanden sein, wenn diese Person z.B. in mehreren Vereinen Mitglied ist oder im Verband auch noch eine Funktion ausübt. Daher kann es bei diesen Daten auch zu Abweichungen kommen, weil JEDER Verein und Verband für SEINE Daten verantwortlich ist. Wie aktuell die Personendaten damit sind, hängt damit ausschließlich von der Pflege der zuständigen Vereine oder Verbände ab.

Warum kann eine Person mehrfache Kontaktinformationen besitzen?

Die Personendaten sind konzeptionell so aufgebaut, dass eine Person im BSM nur EINMAL existiert. Daher sind die Basisdaten einer Person (Name, Geburtsdatum/-ort, Geschlecht, Nationalität) auch nur einmal vorhanden.
Die Kontaktinformationen können jedoch mehrfach vorhanden sein, wenn diese Person z.B. - in mehreren Vereinen Mitglied ist - in einem Verband eine Funktion ausübt - Lizenzen mit unterschiedlicher Zuordnung (Verein oder vereinlos) besitzt

Je nachdem in welchem Kontext die Kontaktinformation benötigt bzw. genutzt wird (für Mailversand, API-Schnittstelle oder Exporten) wird auch die entsprechende Kontaktinformation verwendet. Daher ist auf die Pflege durch den entsprechenden Verwalter der Daten (Verband, Verein oder Person selbst) entsprechend wertzulegen.

Wie lege ich eine Person / ein Vereinsmitglied an?

Um eine Person anlegen zu können, bitte folgendermaßen vorgehen:

  1. Über ORGANISATION den VEREIN auswählen und dort den Reiter VEREINSMITGLIEDER aufrufen.
  2. Rechts oben den Button VEREINSMITGLIED ANLEGEN auswählen.
  3. Dort dann die Person auswählen oder wenn nicht vorhanden dem Link oder lege eine neue Person als Mitglied an folgen.
  4. Bei der Neuanlage zunächst die Grunddaten der Person ausfüllen und SPEICHERN UND ZURÜCK drücken. Ggf. werden noch vorhandene Personen (mit Namensgleichheit) in der Datenbank angezeigt. Sollte es einen übereinstimmenden Treffer geben, dann diesen auswählen, sonst noch einmal SPEICHERN UND ZURÜCK drücken.
  5. Am Ende noch das Eintrittsdatum eintragen und erneut SPEICHERN UND ZURÜCK drücken.
  6. Wenn weitere Daten (z.B. Kontaktinformationen) zum Eingeben vorhanden sind, dann die Person auswählen und bearbeiten.
Erfolgt ein Abgleich der Personen mit Opaso?

Aktuell werden NEU angelegte Personen in Opaso durch einen täglichen Abgleich (in der Nacht) nach BSM überführt (inkl. deren Kontaktinformationen und Vereinszugehörigkeit). Leider geht dies technisch umgekehrt nicht!

Wo pflege ich am sinnvollsten die Personendaten?

Es empfiehlt sich, neue aktive Spieler in Opaso einzupflegen, passive gleich in BSM. Damit wird sichergestellt, dass eine Eingabe nur einmal notwendig ist.

Zukünftig ist das Ziel, dass die Personendaten nur noch an einer Stelle (möglichst in BSM) erfasst werden müssen.

Sind die Mitglieder unter Personen oder unter Vereinsmitglieder zu pflegen?

Am besten pflegt man die Personen/Vereinsmitglieder immer direkt unter ORGANISATION - VEREIN - VEREINSMITGLIEDER, da man hier auch Eintritte und Austritte erfassen kann. Man kann Eingaben aber auch über ORGANISATION - PERSONEN vornehmen.

Im Bereich VEREINSMITGLIEDER gibt es aber auch eine Mehrfachaktion, so dass man z.B. zum Jahresende mehrere Mitglieder auf EINMAL austreten lassen kann. Dazu sind zunächst die entsprechenden Mitglieder in der Ansicht zu markieren und danach kann die Aktion am Ende der Tabelle ausgeführt werden (aktuell gibt es nur AUSTRITT EINTRAGEN).

Wie kann ich Personen / Vereinsmitglieder löschen?

Aktuell ist es im BSM nicht vorgesehen, dass Personen komplett gelöscht werden können. Dies hat den Hintergrund, dass die Daten ggf. an unterschiedlichsten Stellen verwendet werden (Benutzerkonto, Lehrgänge, Lizenzen, Spiele) oder die Person in einem anderen Kontext (z.B. Funktion im Verband bzw. Mitglied in einem anderem Verein) noch benötigt wird.

Daher ist es für einen Verein nur möglich, für die Person als Vereinsmitglied im BSM einen ‘Austritt’ einzutragen, um damit die Ansicht der Vereinsmitglieder aktuell zu halten.


SCHNITTSTELLEN

Wie können Daten aus BSM auf anderen Webseiten integriert werden?

In BSM wurde eine sog. API-Schnittstelle eingebaut, die es den Vereinen und Verbänden ermöglicht, berechtigte Daten aus BSM über diese Schnittstelle auf deren Webseiten einzubinden. Weitere Informationen findet man in der API-Dokumentation.


SPIELBETRIEB - ALLGEMEIN

Wie läuft die Anmeldung zum Spielbetrieb?

In BSM sind zwei Wege zur Anmeldung zum Spielbetrieb vorgesehen, entweder durch den Verband oder durch den Verein.

1. Anmeldung durch den Verband
In höheren Spielklassen stehen die Mannschaften aufgrund der Platzierungen des Vorjahres bereits fest, so dass der Verband die Mannschaften den jeweiligen Spielklassen bereits zuordnet.
Hierzu bitte über den VERBAND im Menü SPIELBETRIEB - SPIELKLASSEN die entsprechende Spielklasse auswählen. Dort dann im Reiter MANNSCHAFTEN den Button MANNSCHAFT ANLEGEN auswählen.
Die Anmeldungen sind durch den jeweiligen Verein in BSM noch zu bestätigen.
Hinweis: Hierzu erhält der Verein eine Aufgabe, die im Bereich ‘todos’ erscheint!

2. Anmeldung durch den Verein
In allen anderen Spielklassen hat die Anmeldung durch den Verein selbst zu erfolgen. Dies ist jedoch nur bis zum Anmeldeschluss der jeweiligen Spielklasse möglich.
Hierzu bitte über ORGANISATION - VEREINE im Menü SPIELBETRIEB - MANNSCHAFTEN auswählen. Dort dann den Button MANNSCHAFT ANMELDEN auswählen.
In der folgenden Maske sind alle erforderlichen Daten auszufüllen. Bei einer Spielgemeinschaft sind etwaige weitere Mannschaften über den Button VEREIN HINZUFÜGEN zu ergänzen und ggf. der Mannschaftsname manuell anzupassen!
Die Anmeldungen sind durch den jeweiligen Verband in BSM noch zu bestätigen. _(Hinweis: Hierzu erhält der Verband (Rollen ‘Verbandsverwaltung’ und ‘Ligaverwaltung’) eine Aufgabe, die im Bereich ‘todos’ erscheint!)
Der Verein kann die Bezeichnung der Mannschaft (inkl. Ergänzung von Vereinen bei/zu einer Spielgemeinschaft) nur solange ändern, bis der Verband bestätigt hat. Die restlichen Felder sind danach aber weiterhin bearbeitbar.

Hinweise:
- Sollte eine Spielgemeinschaft gemeldet werden, dann ist die Anmeldung nur durch EINEN Verein vorzunehmen. Die Anmeldung ist jedoch von allen beteiligten Vereinen in BSM (über Bereich ‘todos’) zu bestätigen.
- Alle Daten zu einer gemeldeten Mannschaft müssen auch während der Saison aktuell gehalten werden, da diese Informationen für Homepages, E-Mails etc. genutzt werden.

Weitere Informationen zum Aufbau des Spielbetriebs in BSM findet man auch hier.

Wie werden Spiele angelegt?

Spiele können nur im Kontext einer Liga/Gruppe angelegt werden. Daher muss die Liga/Gruppe in einer Spielklasse immer angelegt werden, selbst wenn diese genauso bezeichnet wird, wie die Spielklasse selbst! Dazu am besten über SPIELBETRIEB - LIGEN/GRUPPEN auf Spiele klicken und dann stehen 2 Optionen zur Verfügung. Entweder können Spiele einzeln angelegt werden oder mehrere Spiele auf einmal importiert werden.
Eine ausführliche Erklärung (inkl. Musterdateien) zum Spieleimport findet man auf der Import-Seite.

Kann man auch Interleague-Spiele anlegen?

Ja, diese Angabe ist innerhalb eines Spieles möglich. Interleague-Spiele sind jedoch nur für Ligen/Gruppen innerhalb einer Spielklasse vorgesehen!
Daher über SPIELBETRIEB - LIGEN/GRUPPEN auf Spiele der entsprechenden Liga/Gruppe klicken und über Button SPIEL ANLEGEN ein neues Spiel anlegen. Im Feld LIGA (Interleague) ist die entsprechend andere Liga/Gruppe auszuwählen. Dadurch werden die Felder HEIM/GAST mit den anderen Mannschaften erweitert.

Jedes Interleague-Spiel wird im System nur EINMAL geführt, aber in jedem Spielplan aufgeführt.

Interleague-Spiele kann man natürlich auch über den Spiele-Import anlegen. Eine ausführliche Erklärung (inkl. Musterdateien) zum Spieleimport findet man auf der Import-Seite.

Wie kann man Umpire und Scorer für Spiele eintragen?
  1. Eintragung innerhalb eines Spieles
    Dazu entweder über SPIELBETRIEB - SPIELEÜBERSICHT oder SPIELBETRIEB - LIGEN/GRUPPEN auf SPIELE klicken und ein Spiel zum Bearbeiten öffnen (auf Stift ganz rechts klicken).
    Im Spiel dann den Reiter UMPIRE/SCORER auswählen und dort über UMPIRE HINZUFÜGEN (genauso bei Scorer) mit anschließender Suche einen Umpire bzw. Scorer auswählen.

  2. Eintragung über die Einteilungsseite
    Dazu im Verein über SPIELBETRIEB - EINTEILUNG ein Spiel zum Bearbeiten öffnen (auf Stift ganz rechts klicken).
    Im Spiel dann den Reiter UMPIRE/SCORER auswählen und dort über UMPIRE HINZUFÜGEN (genauso bei Scorer) mit anschließender Suche einen Umpire bzw. Scorer auswählen.

Hinweise:
- Es werden alle Umpire und Scorer aus ganz Deutschland gefunden, da jeder auch eingesetzt werden kann!
- Wenn es zu einem Spiel eine offene (in Bearbeitung befindliche) Spielverlegung gibt, dann ist die Zeile gelb unterlegt.

Wer und wo kann man Scoresheets hinterlegen?

Für die Eintragung werden entsprechende Rechte benötigt, aktuell muss die Person zumindest die Vereinsrolle ‘Mannschaftsverwaltung’ haben.
Das Hochladen der Scoresheets ist innerhalb eines Spieles als PDF oder Bilddatei (.jpg, .jpeg, .png) möglich.
Dazu entweder über SPIELBETRIEB - SPIELEÜBERSICHT oder SPIELBETRIEB - LIGEN/GRUPPEN auf SPIELE klicken und ein Spiel zum Bearbeiten öffnen (auf Stift ganz rechts klicken).
Im Spiel dann den Reiter ERGEBNIS/STRAFEN auswählen und dort über die entsprechende Funktion die Scoresheets hochladen.

Wieso erhalte ich beim Upload von Scoresheets einen Fehler?

Sollte der Fehler mit dem Firefox auftauchen, dann bitte eine Datei gem. folgender Beschreibung löschen: Download Beschreibung

Des Weiteren gibt es aktuell Einschränkungen beim Mehrfach-Upload von Bildern, da diese Funktion noch nicht von allen Browsern auf Smartphones/Tablets unterstützt wird.
Der aktuelle Stand schaut so aus (grün wird unterstützt, rot nicht):

Übersicht Browser, die einen Mehrfach-Upload unterstützen

Wieso sind in den Spielplänen Zeilen gelb oder rot unterlegt?

gelb: Wenn es zu einem Spiel eine offene (in Bearbeitung befindliche) Spielverlegung gibt, dann ist die Zeile gelb unterlegt.

rot: In jedem Spiel gibt es die Möglichkeit die Bearbeitung durch die berechtigten Vereine zu sperren (Aktivierung des Feldes “für Vereine sperren”). Wenn der Datensatz gesperrt ist, wird die Zeile rot unterlegt, um schnell einsehen zu können, wo die Sperre ‘aktiv’ ist.
Um nachträgliche Änderungen durch die Vereine zu verhindern, sollte die Sperre grundsätzlich zeitnah nach dem Spiel gesetzt werden!

Werden Umpire und Scorer über Einsätze informiert?

Ja. Sofern beim Umpire bzw. Scorer eine gültige E-Mail-Adresse (in der Kontaktinformation der Person auf die die Lizenz ausgestellt ist) hinterlegt ist und dieser bei einem Spiel hinterlegt ist, erhält dieser 4 Tage VOR dem Spieltag eine Erinnerung über seinen Einsatz mit den relevanten Informationen.

Auch bei Spielverlegungen werden Umpire/Scorer grds. informiert, sofern beim Spiel hinterlegt.

Welche Auswirkungen hat die Mindestzahl bei Umpire und Scorer (Spielklasse/Liga/Spiele)?

Bei den Spielen wird 7 Tage vor einem Spiel geprüft, ob eine ausreichende Anzahl (= Mindestanzahl) an Umpire bzw. Scorer bereits eingeteilt wurde. Wenn dies NICHT der Fall ist, dann werden die Vereine (welche für die Umpire- bzw. Scorerstellung beim Spiel hinterlegt sind) per E-Mail darüber informiert, um eine etwaige Einteilung noch vorzunehmen. Die E-Mails gehen dabei an die in den Vereinsdaten hinterlegten E-Mail-Adressen.
Sollte bei der Umpire-Einteilung der Verband hinterlegt sein, dann geht die E-Mail an den Umpire-Einteiler der Liga (sofern hinterlegt).

Gibt es bei der Einteilung/Eintragung von Umpire bzw. Scorer etwas zu beachten?

Direkt zu beachten gibt es nichts, jedoch sind ein paar Hinweise hilfreich:

  • Bei der Eintragung von Umpire gibt es keine Prüfung auf die Lizenzart oder- stufe, d.h. man kann bei Baseball auch einen Umpire mit Softball-Lizenz oder umgekehrt einteilen
  • Die Einteilung/Eintragung kann grds. nur durch den Verein vorgenommen werden, der auch für die Einteilung zuständig ist (Verband darf natürlich auch!). Dies ist nur solange möglich, wie das Spiel durch den Verband noch nicht gesperrt wurde (Spiel ist dann rot unterlegt)!
  • Die Eintragung sollte frühzeitig erfolgen, da 7 Tage vor dem Spiel eine Erinnerung an den Verein rausgeht und zudem auch die Umpire/Scorer selbst 4 Tage vor dem Spiel über ihren Einsatz informiert werden!
An welche E-Mail-Adressen wird das Scoring-Feedback versandt?

In Spielen kann ein Scoring-Feedback durch die Statistikstelle hinterlegt und zusätzlich per E-Mail versandt werden. Diese E-Mail geht direkt an den Scorer sowie an den scorerstellenden Verein (E-Mail 1 aus Vereinsdaten) aus dem jeweiligen Spiel.

Werden Spielabsagen in BSM verarbeitet?

Spielabsagen (egal über welchen Spielstatus) werden in BSM selbst nicht verarbeitet bzw. diese haben keine direkten Auswirkungen (wie z.B. E-Mails). D.h. Gegner, Umpire und Scorer sind anderweitig zu informieren.

An welche E-Mail-Adressen werden Strafen versandt?

In Spielen können Strafen (inkl. Feldverweise) durch die Ligaleiteung hinterlegt und der dazugehörige ‘Strafenbescheid’ per E-Mail versandt werden. Die E-Mail geht an den betroffenen Verein (Ansprechpartner der Mannschaft, Empfänger aus Feld ‘Benachrichtigung’ aus Steuerungsdaten des Vereins) sowie den Verband (Ersteller der Strafe, Ligaleitung, Empfänger aus Feld ‘Benachrichtigung’ aus Steuerungsdaten des Verbands).

An welche E-Mail-Adressen werden Erinnerungen bei fehlender Einteilung Umpire/Scorer versandt?

Bei Spielen muss i.d.R. eine bestimmte Anzahl an Umpire bzw. Scorer eingeteilt werden. Sollte diese Anzahl nicht eingeteilt worden sein, dann erhält der zuständige Verein oder Verband 7 Tage vor dem Spiel eine Erinnerungs-Mail. Wenn ein Verein für die Einteilung zuständig ist, dann geht die E-Mail an die Empfänger aus dem jeweiligen Feld in den Steuerungsdaten des Vereins. Sollte diese nicht gefüllt sein an E-Mail 1 aus den Vereinsdaten. Wenn der Verband für die Einteilung zuständig oder das Feld leer ist, dann geht die E-Mail bei Umpire an den Umpire-Einteiler (aus der Liga) bzw. bei Scorer an die Ligaleitung. Sollte der Umpire-Einteiler für die Heimmannschaft fehlen, dann geht die Umpire-E-Mail ebenfalls an die Ligaleitung.


SPIELVERLEGUNGEN

Wie können Spiele verlegt werden?

Spielverlegungen können nur über bestimmte Aktionen durchgeführt werden. Diese können entweder durch den Verband mit ‘Spiel neu ansetzen’ oder durch den Verein mit ‘Spielverlegung beantragen’ angestoßen werden.
Der Aufruf der Aktionen erfolgt mit entsprechender Berechtigung in allen Spieleübersichten (Hauptmenü, Verband oder Verein).

Während die Spielverlegung durch den Verband endgültig ist und nur Info-Mails an die beteiligten Stellen gehen, sind bei Initiierung durch einen Verein auch diverse Bestätigung online notwendig.
Eine grafische Übersicht über beide Workflows findet man in folgender Datei.

Hinweise:
- Bei Spielverlegungen auf ein neues DATUM werden beim Spiel bereits eingetragene Umpire/Scorer gelöscht!
- Verbände können Sperrtermine für Spielverlegungen hinterlegen, die bei “harten” Sperrterminen eine Spielverlegung verhindern oder bei “weichen” nur eine Warnung ausgeben!
- Vereine können Sperrtermine für Spielverlegungen hinterlegen, die immer nur eine Warnung ausgeben!

Kann man einen Heimrechttausch bei den Spielverlegungen beantragen?

Über die AKTION ‘Spielverlegung beantragen’ kann man KEINEN Heimrechttausch in BSM einleiten bzw. beantragen. Wenn ein Heimrechttausch notwendig wird, dann sind auch 2 Anträge zu stellen und entsprechend zu genehmigen.

Wann werden E-Mails versandt und wer erhält diese?

Aktuell werden im Spielbetrieb nur in den Aktionen der Spielverlegungen E-Mails systemseitig verschickt.
E-Mails an Vereine gehen aktuell an die offizielle E-Mail-Adresse (E-Mail 1) aus den Vereinsdaten.
ZUSÄTZLICH gibt es in den Vereinsdaten die Möglichkeit, weitere E-Mail-Adressen kommasepariert zu hinterlegen, die bei einer ERFOLGREICHEN Spielverlegung informiert werden sollen.

1. AKTION ‘Spiel neu ansetzen’ (durch Verband)

  • Mail an beteiligte Vereine (Heim, Gast, UMP, SCO, EGD)

  • Mail an Umpire-Einteiler (der Liga/Gruppe)

  • Mail an Umpire/Scorer (sofern eingetragen)

2. AKTION ‘Spielverlegung beantragen’ (durch Verein)
Bei dieser Aktion gibt es mehrere Fälle, die Mails und todos im BSM zur Folge haben.
(Hinweis: Bei einer SG werden immer alle beteiligten Vereine per E-Mail informiert, für die Bestätigung/Ablehnung reicht aber die eines Vereins aus!)

a) Verein A stellt Antrag

  • Mail/todo an Verein B (bzw. bei Turnieren auch Verein C usw.)

b) Verein A/B lehnt ab mit Begründung (bzw. bei Turnieren auch Verein C usw.)

  • Mail an Verein A oder B (bzw. bei Turnieren auch Verein C usw.)

c) Verein B bestätigt (bzw. bei Turnieren wenn ALLE Mannschaften bestätigt haben)

  • Mail/todo an Ligaleitung (wenn kein umpirestellender Verein benötigt)

  • Mail/todo an umpirestellenden Verein (nur bei Änderung Datum heute <=14 Tage und sofern nicht Verein A oder B bzw. Verband)

d) Umpirestellender Verein bestätigt oder lehnt ab mit Begründung

  • Mail/todo an Ligaleitung

  • Mail an Umpire-Einteiler (der Liga/Gruppe)

e) System bestätigt nach 72 Stunden (wenn umpirestellender Verein nicht reagiert)

  • Mail/todo an Ligaleitung

  • Mail an Umpire-Einteiler (der Liga/Gruppe)

  • Mail an umpirestellenden Verein

f) Ligaleitung bestätigt

  • Mail an Ligaleitung

  • Mail an beteiligte Vereine (Heim, Gast, UMP, SCO, EGD)

  • Mail an Umpire-Einteiler (der Liga/Gruppe)

  • Mail an Umpire/Scorer (sofern eingetragen)

g) Ligaleitung lehnt ab mit Begründung

  • Mail an Ligaleitung

  • Mail an beteiligte Vereine (Heim, Gast, UMP, SCO, EGD)

  • Mail an Umpire-Einteiler (der Liga/Gruppe)


VEREIN

Was ist bei den Vereinskürzeln zu beachten?

Das Vereinskürzel muss aus genau drei Zeichen bestehen, darf weder Zahlen noch Sonderzeichen enthalten und deutschlandweit eindeutig sein!
Einige hoffentlich hilfreiche Hinweise zur Vergabe des Vereinskürzels:

  1. Zunächst sollten die ersten drei Buchstaben des Vereinssitzes verwendet werden.
  2. Ist dieses Kürzel bereits vergeben sollte folgendermaßen vorgegangen werden:
    - Ist die Stadt eine Kreisstadt sollten als erste Buchstaben die des KFZ-Kennzeichens verwendet werden. Eventuell noch fehlende Buchstaben können dann mit dem Anfangsbuchstaben des Vereinsnamens aufgefüllt werden.
    - Gibt es in einer Stadt mehrere Vereine, so sollte immer als erste(r) Buchstabe(n) das KFZ-Kennzeichen und als letzter Buchstabe des Vereinskürzels der erste Buchstabe des Vereinsnamens verwendet werden. Bei einstelligen KFZ-Kennzeichen ist der mittlere Buchstabe dann mit dem nächsten Buchstaben des Stadtnamens zu füllen.
  3. Grundsätzlich MUSS das Vereinskürzel in BSM dem in Opaso entsprechen, da sonst keine Daten abgeglichen werden!
Wie lege ich einen Verein an?

Um einen Verein anzulegen, bitte folgendermaßen vorgehen:

  1. ORGANISATION - VEREINE auswählen
  2. Rechts oben den Button VEREIN ANLEGEN auswählen
  3. Zunächst alle Pflichtfelder ausfüllen und am Ende das Eintrittsdatum eintragen und SPEICHERN UND ZURÜCK drücken