FAQ - Häufig gestellte Fragen

ALLGEMEINES

BERECHTIGUNGEN

LEHRGÄNGE

LIZENZEN

PERSONEN / VEREINSMITGLIEDER

SCHNITTSTELLEN

SPIELBERECHTIGUNGEN

SPIELBETRIEB - ALLGEMEIN

SPIELVERLEGUNGEN

VEREIN


ALLGEMEINES

Wie schaut Aufbau und Konzept vom BSM aus?

Jede Person hat in BSM nur ein Benutzerkonto, in dem die Rechte aus der Person selbst sowie ggf. von Vereinen und Verbänden kombiniert werden.

Daher sind die einzelnen Rechte über die Menüstruktur erkennbar, z.B. sieht man im Mneü ORGANISATION - LANDESVERBÄNDE nur dann, wenn man eine Berechtigung für einen Landesverband hat.

Die Menüstruktur ist so aufgebaut, dass die Einträge SPIELBETRIEB und LEHRGÄNGE im Hauptmenü “nur” Schnellzugriffe sind bzw. übergeordnete Berechtigungen auf allgemeine Daten darstellen. Daher kann es sein, dass bestimmte Funktionen nur im jeweiligen Menü im Verbands- oder Vereinskontext aufrufbar sind (z.B. Mitglieder, Funktionäre, Sperrtermine, Exporte etc.).


An welche E-Mail-Adresse gehen E-Mails von Personen?

E-Mails in Verbindung mit einem Benutzerkonto werden immer an die im Benutzerkonto hinterlegte E-Mail-Adresse versandt. Dies entspricht dem Anmeldenamen in BSM.

Für alle weiteren E-Mails aus BSM (z.B. bei Lehrgängen, Spielverlegungen, Erinnerung Einteilungen) einer Person wird aus der BETROFFENEN Kontaktinformation zunächst die E-Mail-Adresse in der Organisation (also die persönliche Vereins- oder Verbands-E-Mail-Adresse) verwendet. Sollte diese nicht gefüllt sein, dann wird die private E-Mail-Adresse verwendet.

HINWEIS:

  • Dies trifft auch für die Erstellung von Listen, Exporten bzw. die Übermittlung über die API-Schnittstelle zu!

Wenn keine dieser beiden E-Mail-Adressen gepflegt ist, dann kann der Benutzer auch keine E-Mails über BSM erhalten.


BERECHTIGUNGEN

Wie sind die Berechtigungen aufgebaut?

Im BSM sind die Berechtigungen personenbezogen, d.h. jede Person kann nur einen Zugang (= Benutzerkonto) besitzen, egal wie viele Berechtigungen und für welche Bereiche (Verein, Landesverband oder DBV) diese Zugriff benötigt. D.h. eine Person kann in einem Bereich auch mehrere Berechtigungen erhalten oder auf mehrere Bereiche Zugriff erhalten.

HINWEIS:

  • Die Rechte sind hierarchisch aufgebaut, so dass ein Landesverband automatisch auch Zugriff auf dessen Mitglieder (also Vereine) erhält.

Wer kann Berechtigungen beantragen oder vergeben?

Berechtigungen können für alle Personen mit Funktionen in einem Bereich (Verein, Landesverband oder DBV) vergeben werden. Zudem können auch Einzelpersonen Zugang erhalten, was aber mit eingeschränktem Zugriff auf die Inhalte einhergeht. D.h. es können auch mehrere Personen in einem Bereich Berechtigungen erhalten oder Personen auf mehrere Bereiche Zugriff erhalten.

Zudem besteht die Möglichkeit, Personen unterschiedliche Rechte (Rollen) zu vergeben, so dass jede Person nur das machen darf, was sie können soll. Einem Benutzer können aber auch mehrere Rollen zugewiesen werden, sofern notwendig. Daher darf die Zuordnung über BENUTZER - ROLLEN & BERECHTIGUNGEN (bei der jeweiligen Person) nicht vergessen werden!

HINWEIS:

  • Die Rechte sind hierarchisch aufgebaut, so dass ein Landesverband automatisch auch Zugriff auf dessen Mitglieder (also Vereine) erhält.

Um einer Person Zugang zum BSM zu geben, besteht entweder die Möglichkeit, dass ein Administrator (im Verein, LV oder DBV) eine Person zum BSM “einlädt” oder dass die Person für sich selbst einen Zugang anfordert.

Sollte eine Person bereits ein Benutzerkonto haben, dann kann diese selbst über BENUTZER - ROLLEN & BERECHTIGUNGEN Zugriff für einen Bereich beantragen. Der Antrag für eine neue Rolle läuft bei den Berechtigten des entsprechenden Bereichs auf, um diesen zu bearbeiten.

HINWEIS:

  • Bitte beachten, dass die Beantragung einer Rolle für den richtigen Bereich erfolgt. Wer z.B. Zugriff in einem Verein benötigt, muss die neue Rolle auch für diesen Verein beantragen.

Wie kann ich eine Person einladen?

Um eine Person einladen zu können, muss man die Berechtigung zur Verwaltung von Benutzern haben (z.B. Rollen ‘Verbandsadministration’, ‘Vereinsadministration’ oder ‘Benutzerverwaltung’).

Für die Einladung hat man folgende beiden Möglichkeiten:

Dann wählt man eine Person/Mitglied aus (z.B. im Hauptmenü über ORGANISATION - PERSONEN oder über ORGANISATION - VEREIN - VEREINSMITGLIEDER), bearbeitet diese (mit Stift ganz rechts) und geht dort auf BENUTZER - BENUTZERKONTO.

Alternativ kann man auch direkt im Hauptmenü auf ADMIN - BENUTZERKONTEN gehen und dann dort über die Funktion BENUTZERKONTO ANLEGEN die Daten eingeben.

Dort sind E-Mailadresse, Name, Geburtsdatum, Geschlecht sowie der Bereich (Verband, Verein) und Rolle zu hinterlegen.

Im Anschluss daran erhält die eingeladene Person eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung des Benutzerkontos und eine Aufforderung zur Vergabe eines Passwortes.

HINWEIS:

  • Nach der Bestätigung durch den Benutzer muss ggf. noch eine Personenzuordnung bzw. Neuanlage der Person vorgenommen werden, da jedes Benutzerkonto immer einer Person zugewiesen sein muss.

Was mache ich, wenn eine Person Zugang für einen falschen Bereich (z.B. Verband statt Verein) beantragt hat?

Der Antrag auf einen Zugang läuft bei den Berechtigten des entsprechenden Bereichs (Verein/Verband) auf, um diesen zu bearbeiten.

Es kann jedoch vorkommen, dass der Zugang für einen falschen Bereich beantragt wurde (Verband statt Verein oder Verein statt Einzelperson). In diesem Fall kann man den “falschen” Antrag einfach ablehnen und bei Bedarf die richtige Rolle manuell über den Button Rolle anlegen zuweisen.

Grds. brauchen Personen mit einem Benutzerkonto nicht zwingend Rollen für einen Verein oder Verband, sie können jedoch dann “nur” mit den Standardrechten oder evtl. automatisch zugeordneter Rechten (z.B. Umpire, Scorer, Statistikstelle, Umpire-Einteiler) arbeiten.


Wie lösche ich mein Benutzerkonto?

Klicke im Hauptmenü rechts auf deinen Namen und wähle dort den Eintrag MEIN BENUTZERKONTO aus.

In der Bearbeitungsmaske des Benutzerkontos findest du dann rechts einen Link Mein Benutzerkonto löschen. Wenn du im nachfolgenden Fenster auf E-Mail versenden klickst, erhältst du eine E-Mail an die im Benutzerkonto hinterlegte E-Mail-Adresse zur Bestätigung der Löschung.

HINWEIS:

  • Benutzerkonten können durch Administratoren (Verein, Landesverband oder DBV) NICHT gelöscht werden!

Was mache ich, wenn eine Person keine Rechte mehr für meinen Verein haben soll?

Benutzerkonten können durch Administratoren (Verein, Landesverband oder DBV) NICHT gelöscht werden. Daher sind bei dem Benutzer die entsprechenden Rollen für den Verein zu entfernen.

In der Person in den Bereich BENUTZER - ROLLEN & BERECHTIGUNGEN wechseln und die entsprechenden Rollen mit dem Löschen-Symbol entfernen.


LEHRGÄNGE

Wann werden E-Mails versandt und wer erhält diese?

Standard-E-Mails (nicht veränderbar) werden im Hintergrund bei folgenden Aktionen versandt:

  • Neuanmeldung Teilnehmer (durch Verein/Einzelperson)
  • Stornierung Teilnehmer (durch Verein/Einzelperson)
  • Absage/Bestätigung Teilnehmer (durch Verband)
  • Änderung Optionen “Skript” oder “Übernachtung” (durch Verein/Einzelperson/Verband)

Die E-Mails gehen an den Rechnungsempfänger, wenn Verein oder Verband (E-Mail 1 aus den Stammdaten des anmeldenden Vereins/Verbands), zusätzlich an den Teilnehmer selbst sowie an den ausrichtenden Verband (Bearbeiter des Lehrgangs - siehe Lehrgangsdaten).

Zusätzlich besteht für den Verband noch die Möglichkeit, die Aktion E-Mail schreiben zu nutzen. Hierüber ist der Versand einer selbst erstellten E-Mail an ausgewählte oder alle Teilnehmer direkt über BSM möglich.


Wer und wo kann man Personen zu Lehrgängen anmelden?

Anmeldungen können normalerweise nur durch angemeldete Benutzer der Vereine oder Landesverbände (mit entsprechender Berechtigung) vorgenommen werden.

Zusätzlich ist es auch möglich, dass sich Einzelpersonen zu einem Lehrgang SELBST anmelden, wenn dieser dafür freigeschalten ist. Anmeldungen von Einzelpersonen durch DRITTE (auch Vereine) sind NICHT möglich!

Sollte eine Anmeldung (egal ob als Einzelperson oder Verein) nicht möglich sein, muss man sich direkt an den ausrichtenden Verband wenden.

Um eine Person für einen Lehrgang anmelden zu können, bitte folgendermaßen vorgehen:

  1. Über LEHRGÄNGE den gewünschten Lehrgang aufrufen (Leseansicht mit dem Auge-Symbol öffnen).
  2. Rechts oben den Button Teilnehmer anmelden auswählen. Bitte beachten, dass nur aktive Vereinsmitglieder angezeigt werden, daher ist ggf. die Person vorher noch entsprechend anzulegen!

Jede Anmeldung muss durch den Lehrgangsverwalter bestätigt werden - solange kann auch keine Aus- bzw. Zusage über die Teilnahme am Lehrgang getroffen werden! Sollte die Bestätigungs-E-Mail ausbleiben, bitte direkt an den Lehrgangsverwalter wenden.


Welche Auswirkungen haben die Mindest- bzw. Maximalanzahl an Teilnehmern?

Diese Zahlen haben KEINE direkten Auswirkungen auf das System, so dass sie rein informatorisch zu sehen sind.

Sollte die maximale Anzahl an Teilnehmern jedoch bereits erreicht sein (inkl. evtl. Stornierungen), dann ist jede weitere Anmeldung als “auf Warteliste” zu betrachten (dieser Status wird auch in der E-Mail mitgeteilt!).

Solange die Bestätigung durch den Lehrgangsverwalter nicht vorliegt, kann keine Aus- bzw. Zusage über die Teilnahme am Lehrgang getroffen werden! Sollte die Bestätigungs-E-Mail ausbleiben, bitte direkt an den Lehrgangsverwalter wenden.


Wann und warum werden Teilnehmer auf die Warteliste gesetzt?

Der Anmeldestatus “auf Warteliste” wird auf zwei Wegen vergeben:

  • Manuell durch den Lehrgangsverwalter
  • Automatisch durch BSM, wenn die Maximalanzahl an Teilnehmern erreicht ist

Bei der Maximalanzahl werden ALLE Teilnehmer mitgezählt werden, d.h. auch evtl. Stornierungen. Dies kann dazu führen, dass Teilnehmer systemseitig “zu früh” auf der Warteliste landen. Diese Umsetzung ist jedoch bewusst gewählt, weil etwaige andere Möglichkeiten auch und ggf. sogar mehr Probleme mit sich bringen würden:

  • Nur manuelle Vergabe des Anmeldestatus „auf Warteliste“ durch Lehrgangsverwalter –-> dies entspricht nicht der eigentlichen Idee der Warteliste
  • Man lässt bei Zählung der Maximalzahl von Teilnehmern die Stornierungen heraus –> dies könnte bedeuten, dass neue Teilnehmer auf Anmeldestatus „angemeldet“ gesetzt werden, obwohl andere bereits angemeldete Teilnehmer erst einmal von der „Warteliste“ nachrücken müssten
  • Sobald ein Teilnehmer den Anmeldestatus „auf Warteliste“ besitzt, sollen alle weiteren Teilnehmer auch auf diesen Status erhalten –> dies macht auch keinen Sinn, da ggf. externe TN bereits vor Erreichen der Maximalzahl diesen Status durch den Lehrgangsverwalter zugeteilt bekommen haben

Wie kann man Lehrgangsanmeldungen von anderen Vereinen/Verbänden oder Einzelpersonen ermöglichen?

Im Lehrgang selbst gibt es einen Bereich ERWEITERTE ANMELDUNG, in dem man andere Verbände/Vereine oder Personen für die Anmeldung zu Lehrgängen freischalten kann.

  • Wenn bei Weitere Verbände andere Landesverbände ausgewählt werden, dann können sich diese Verbände und deren Vereine ZUSÄTZLICH anmelden.
  • Mit der ersten Ankreuzoption Anmeldung durch Vereinsmitglieder (aktiv) selbst erlauben können sich ZUSÄTZLICH Mitglieder/Funktionäre der Verbände (Ausrichter und weitere Verbände) und deren Vereine (mit eigenem Benutzerkonto) selbst anmelden.
  • Mit der zweiten Ankreuzoption Anmeldung durch Personen OHNE Einschränkungen erlauben können sich ZUSÄTZLICH auch Personen ohne Mitgliedschaft/Funktion (mit eigenem Benutzerkonto) selbst anmelden.

BITTE BEACHTEN: Die private Anmeldung einer Einzelperson (also KEIN Vereinsmitglied) durch DRITTE (auch Vereine) ist NICHT möglich!


LIZENZEN


Wann werden E-Mails versandt und wer erhält diese?

Standard-E-Mails (nicht veränderbar) werden im Hintergrund an Lizenzinhaber, Verein (aus Feld ‘Lizenzzuordnung’) und Verband (aus Feld ‘Lizenzverwalter’) in nachfolgenden Situationen versandt:

  • Aktion neue Lizenz anlegen (über Lehrgang durch Verband) –> Mail an Lizenzinhaber, Verein
  • Aktion Lizenz verlängern (manuell durch Verband) –> Mail an Lizenzinhaber, Verein
  • Aktion Lizenzstufe ändern (manuell durch Verband) –> Mail an Lizenzinhaber, Verein (Hinweis: KEINE E-Mail bei manueller Anlage einer neuen Lizenz!)
  • Aktion Lizenzuordnung ändern (manuell durch Verband) –> Mail an Lizenzinhaber, Verein (alt/neu), Verband (alt/neu)
  • Eingeteilter Umpire oder Scorer bei Spiel (Versand erfolgt systemseitig 4 Tage vor Einsatz) –> Mail an Lizenzinhaber
  • Ablauf einer bestehenden Trainer-Lizenz (Versand erfolgt systemseitig 6 bzw. 12 Monate vor Ablauf, sofern die Lizenz noch nicht im Status ‘Berechtigt zur Verlängerung’ steht!) –> Mail an Lizenzinhaber, Verein

Diese aufgeführten E-Mails gehen dabei an

  • Lizenzinhaber - E-Mail-Adresse aus der Kontaktinformation des jeweiligen Kontextes der entsprechenden Lizenz (DBV, LV, Verein, vereinslos), d.h. wem die Lizenz zugeordnet ist (weitere Infos zur Steuerung von E-Mails an Personen).
  • Verein - Feld E-Mail 1 aus den VEREINSDATEN
  • Verband - Feld E-Mail 1 aus den VERBANDSDATEN

Zusätzlich besteht für den Verband noch die Möglichkeit, die Aktion E-Mail schreiben zu nutzen. Hierüber ist der Versand einer selbst erstellten E-Mail an ausgewählte oder alle Lizenzinhaber direkt über BSM möglich.


Warum erscheinen im Verein auch Lizenzen von anderen Vereinen/Verbänden?

Unter Lizenzen werden dem Verein alle Lizenzen von aktuell aktiven Vereinsmitgliedern angezeigt. Damit kann es auch vorkommen, dass Lizenzen angezeigt werden, wenn diese einem anderen Verein oder Verband zugeordnet sind. Lizenzen werden unabhängig der Vereinszugehörigkeit Vereinen (oder Verbänden) direkt zugeordnet, da eine Person auch Mitglied in mehreren Vereinen sein kann. Es besteht jedoch die Möglichkeit, durch den Filter ‘nur eigene’ sich nur die Lizenzen anzeigen zu lassen, die auch dem eigenen Verein direkt zugeordnet sind!


Wie errechnet sich die Summe bei den Einsätzen?

In der Spalte Einsätze werden je Jahr alle Spiele angezeigt, in denen die Person als Umpire bzw. Scorer (je nach Lizenz) eingesetzt wurde. Hierbei werden alle Spiele einberechnet, die sich nicht im Status ‘geplant’ oder ‘ausgefallen’ befinden (inkl. Externer Einsätze innerhalb der Lizenz). Angezeigt werden immer die letzten 4 Jahre.


Wo kann ein Scorer sein Scoring-Feedbacks einsehen?

Um sich schnell einen Überblick über vorhandene Scoring-Feedbacks zu machen, muss man in der Person über den Reiter SPIELBETRIEB die Ansicht EINSÄTZE aufrufen. Wenn ein Feedback vorhanden ist, dann sieht man dies durch ein i-Icon in der vorletzten Spalte der Ansicht.


Wo kann man für Scorer und Umpire ‘externe’ Einsätze hinterlegen?

Da aktuell nicht alle Spiele im BSM erfasst werden (z.B. Länderpokale, Deutsche Meisterschaften, Europameisterschaften) gibt es für diese Spiele die Möglichkeit, ebenfalls die Einsätze der Scorer und Umpire zu erfassen. Hierzu muss man aber Bearbeitungsrechte auf die jeweilige Lizenz haben, da die Einsätze dort zu erfassen sind.

Dazu die Lizenz zum Bearbeiten öffen und dort im Bereich EXTERNE EINSÄTZE mit dem Button Externen Einsatz hinzufügen die Einsätze eintragen (mit Angabe von Datum, Veranstaltung, Anzahl Einsätze). Einsätze können entweder als einzelne Spiele oder gebündelt eingetragen werden, z.B. 19.10.2018, DM Juniorinnen, 5 Spiele.


Wie kann man als Verband E-Mails an Scorer, Umpire oder Trainer versenden?

Als Verband hat man die Möglichkeit über BSM auch alle oder ausgewählte Lizenzinhaber per E-Mail anzuschreiben. Hierzu musss man entweder über ORGANISATION - DBV - LIZENZEN - ÜBERSICHT (für DBV) oder ORGANISATION - LANDESVERBÄNDE - SPIELBETRIEB - LIZENZEN (für LV) die entsprechende Lizenzübersicht aufrufen.

Dort gibt es eine Bulk-Aktion E-Mail senden, die an die ausgewählten Lizenzinhaber eine Sammel-E-Mail versendet.


PERSONEN / VEREINSMITGLIEDER

Wie sind die Personendaten aufgebaut?

Die Personendaten sind konzeptionell so aufgebaut, dass eine Person im BSM nur EINMAL existieren sollte - außer das System erkennt aufgrund von Fehleingaben die Anlage einer sogenannten Dublette nicht. Damit dies sichergestellt ist, sind die Basisdaten einer Person (Name, Geburtsdatum/-ort, Geschlecht, Nationalität) auch nur einmal vorhanden.

Die Kontaktinformationen können bei einer Person jedoch mehrfach vorhanden sein, wenn diese Person z.B.

  • in mehreren Vereinen Mitglied ist/war
  • in einem Verband eine Funktion ausübt
  • Lizenzen mit unterschiedlicher Zuordnung (Verein oder vereinlos) besitzt

In diesem Fall gibt es für jeden “Kontext” (Verein/Verband) einen eigenen Eintrag im Reiter KONTAKTINFORMATIONEN.

Je nachdem in welchem Kontext die Kontaktinformation benötigt bzw. genutzt wird (für Mailversand, API-Schnittstelle oder Exporten) wird auch die entsprechende Kontaktinformation verwendet. Daher ist auf die Pflege durch den entsprechenden Verwalter der Daten (Verband, Verein oder Person selbst) entsprechend wert zu legen.


Warum sind bestimmte Personendaten gesperrt?

Unter PERSONENDATEN bzw. SPIELBETRIEB - SPIELERPASSDATEN sind die für eine Spielberechtigung relevanten Felder wie z.B. Geburtsdatum, Nationalität oder Statuskennzeichen gesperrt. Diese Felder können nur über den Workflow Änderung von Personendaten beantragen (inkl. Hochladen entsprechender Nachweise) geändert werden.

Die Anträge werden durch die Passstelle des DBV bearbeitet. Rückfragen sind ausschließlich an “opaso@baseball-softball.de” zu stellen!


Warum kann eine Person mehrfache Kontaktinformationen besitzen?

Die Personendaten sind konzeptionell so aufgebaut, dass eine Person im BSM nur EINMAL existieren sollte - außer das System erkennt aufgrund von Fehleingaben die Anlage einer sogenannten Dublette nicht. Damit dies sichergestellt ist, sind die Basisdaten einer Person (Name, Geburtsdatum/-ort, Geschlecht, Nationalität) auch nur einmal vorhanden.

Die Kontaktinformationen können bei einer Person jedoch mehrfach vorhanden sein, wenn diese Person z.B.

  • in mehreren Vereinen Mitglied ist/war
  • in einem Verband eine Funktion ausübt
  • Lizenzen mit unterschiedlicher Zuordnung (Verein oder vereinlos) besitzt

In diesem Fall gibt es für jeden “Kontext” (Verein/Verband) einen eigenen Eintrag im Reiter KONTAKTINFORMATIONEN.

Je nachdem in welchem Kontext die Kontaktinformation benötigt bzw. genutzt wird (für Mailversand, API-Schnittstelle oder Exporten) wird auch die entsprechende Kontaktinformation verwendet. Daher ist auf die Pflege durch den entsprechenden Verwalter der Daten (Verband, Verein oder Person selbst) entsprechend wert zu legen.


Wie lege ich eine Person / ein Vereinsmitglied an?

Um eine Person anlegen zu können, bitte folgendermaßen vorgehen:

  1. Ansicht ORGANISATION - VEREIN - VEREINSMITGLIEDER aufrufen
  2. Rechts oben den Button Vereinsmitglied anlegen anklicken
  3. Dort dann die Person auswählen oder wenn nicht vorhanden den Link oder lege eine neue Person als Mitglied an aufrufen
  4. Bei der Neuanlage zunächst die Grunddaten der Person ausfüllen und den Button Speichern und zurück anklicken. Ggf. werden noch vorhandene Personen (mit Namensgleichheit) in der Datenbank angezeigt. Sollte es einen übereinstimmenden Treffer geben, dann diesen auswählen, anderenfalls noch einmal den Button Speichern und zurück anklicken.
  5. Am Ende das Eintrittsdatum eintragen und den Button Speichern und zurück anklicken.
  6. Wenn weitere Daten (z.B. Kontaktinformationen) zum Eingeben vorhanden sind, dann die Person auswählen und bearbeiten.

Sind die Mitglieder unter Personen oder unter Vereinsmitglieder zu pflegen?

Am besten pflegt man die Personen/Vereinsmitglieder immer direkt in der Ansicht unter ORGANISATION - VEREIN - VEREINSMITGLIEDER, da man hier auch Eintritte und Austritte erfassen kann. Man kann bestimmte Eingaben aber auch über die Ansicht ORGANISATION - PERSONEN vornehmen.

Im Bereich VEREINSMITGLIEDER gibt es auch eine Mehrfachaktion, so dass man z.B. zum Jahresende mehrere Mitglieder auf einmal austreten lassen kann. Dazu sind zunächst die entsprechenden Mitglieder in der Ansicht zu markieren und danach kann die Aktion links unten am Ende der Tabelle ausgeführt werden (aktuell gibt es nur die Aktion Austritt eintragen).


Wie kann ich Personen / Vereinsmitglieder löschen?

Es ist nicht vorgesehen, dass Personen im BSM komplett gelöscht werden können. Dies hat den Hintergrund, dass die Daten ggf. an unterschiedlichsten Stellen verwendet werden (Benutzerkonto, Lehrgänge, Lizenzen, Spiele, Spielberechtigungen) oder die Person in einem anderen Kontext (z.B. Funktion im Verband bzw. Mitglied in einem anderem Verein) noch benötigt wird.

Daher ist es für einen Verein nur möglich, bei Vereinsmitglieder (= Personen) einen Austritt einzutragen, um damit die Ansicht der Vereinsmitglieder auf dem aktuellen Stand zu halten.


Wie kann ich ein ausgetretenes Vereinsmitglied wieder aktivieren?

In diesem Fall musst Du die Person wieder als neues Vereinsmitglied anlegen. Die Person ist im BSM noch vorhanden, so dass nur ein neues Eintrittsdatum erfasst werden muss. Es gibt danach 2 Mitgliedsdatensätze, da die Person nun das zweite Mal Mitglied im Verein geworden ist.


SCHNITTSTELLEN

Wie können Daten aus BSM auf anderen Webseiten integriert werden?

In BSM wurde eine sogenannte API-Schnittstelle eingebaut, die es den Vereinen und Verbänden ermöglicht, berechtigte Daten aus BSM über diese Schnittstelle auf deren Webseiten einzubinden. Weitere Informationen findest du in der API-Dokumentation.


SPIELBERECHTIGUNGEN

Wo kann ich einen Roster anlegen?

Die aus OPASO bekannte Funktion zur Anlage eines Rosters ist in der ersten Entwicklungsstufe noch nicht in BSM umgesetzt worden. Diese Funktion steht daher erst in einer späteren Version zur Verfügung.


Wieso werden Spielrechtswechsel angezeigt, obwohl Person im Verein spielt(e)?

Dies kann der Fall sein, wenn die Person bisher nur in einer Sportart im Verein gespielt hat (z.B. Softball Fastpitch). Wenn diese Person nun in einer anderen Sportart (z.B. Baseball) auf eine Spielerliste geschrieben werden soll, dann kann es sein, dass das Spielrecht noch bei einem alten Verein liegt. In diesem Fall ist der Workflow “Spielrechtswechsel beantragen” zu starten.


Warum werden Personen beim Einreichen eines Antrages nicht (mehr) vorläufig auf die Spielerliste gesetzt?

Im Gegensatz zur bekannten Handhabung aus OPASO ist die Verarbeitung im BSM im Hintergrund anders. Wenn ein Antrag gestellt wird, dann wird eine Person mit Ausnahme eines Mannschaftswechsels nicht mehr vorläufig auf eine Spielerliste gesetzt. D.h. zuerst muss ein Antrag gestellt und genehmigt worden sein, damit die gewünschte Person auf die entsprechende Spielerliste gesetzt werden kann.

HINWEIS:

  • Dies hat den Vorteil, dass die Daten im Hintergrund in der Person im Reiter SPIELERPASSDATEN gespeichert werden und die Person damit jederzeit von einer Spielerliste genommen und wieder hinzugefügt werden kann.

Warum kann kein Spielrechtswechsel beantragt werden?

In bestimmten Fällen kann es sein, dass ein Spielrechtswechsel nicht möglich ist. Entweder liegt das Spielrecht in dieser Sportart bei keinem anderen Verein oder die Person steht auf einer aktuell gültigen Spielerliste und muss daher zunächst von dieser entfernt werden. In diesem Fall bitte direkt auf den entsprechenden Verein zugehen.


SPIELBETRIEB - ALLGEMEIN

Wie läuft die Anmeldung zum Spielbetrieb?

Es sind zwei Wege zur Anmeldung zum Spielbetrieb vorgesehen, entweder durch den Verband oder durch den Verein.

1. Anmeldung durch den Verband
In höheren Spielklassen stehen die Mannschaften aufgrund der Platzierungen des Vorjahres bereits fest, so dass der Verband die Mannschaften den jeweiligen Spielklassen bereits zuordnet.

Hierzu bitte über den VERBAND im Menü SPIELBETRIEB - SPIELKLASSEN die entsprechende Spielklasse auswählen. Dort dann im Reiter MANNSCHAFTEN den Button Mannschaft anlegen auswählen. Die Anmeldungen sind durch den jeweiligen Verein in BSM noch zu bestätigen.

HINWEIS:

  • Für die Bestätigung erhält der Verein eine Aufgabe, die im Bereich todos erscheint!

2. Anmeldung durch den Verein
In allen anderen Spielklassen hat die Anmeldung durch den Verein selbst zu erfolgen. Dies ist jedoch nur bis zum Anmeldeschluss der jeweiligen Spielklasse möglich.

Hierzu bitte über das Menü ORGANISATION - VEREINE die Ansicht SPIELBETRIEB - MANNSCHAFTEN aufrufen. Dort dann den Button “Mannschaft anmelden” auswählen. In der folgenden Maske sind alle erforderlichen Daten auszufüllen. Bei einer Spielgemeinschaft sind etwaige weitere Mannschaften über den Button Verein hinzufügen zu ergänzen. Ggf. ist zudem der Mannschaftsname manuell anzupassen!

Die Anmeldungen sind durch den jeweiligen Verband in BSM noch zu bestätigen.

HINWEISE:

  • Hierzu erhält der Verband (Rollen ‘Verbandsverwaltung’ und ‘Ligaverwaltung’) eine Aufgabe, die im Bereich ‘todos’ erscheint!)
  • Ein Verein kann die Bezeichnung der Mannschaft (inkl. Ergänzung von Vereinen bei/zu einer Spielgemeinschaft) nur solange ändern, bis der Verband die Mannschaft bestätigt hat. Die restlichen Felder sind danach aber weiterhin bearbeitbar.
  • Sollte eine Spielgemeinschaft gemeldet werden, dann ist die Anmeldung nur durch EINEN Verein vorzunehmen. Die Anmeldung ist jedoch von allen beteiligten Vereinen in BSM (über Bereich ‘todos’) zu bestätigen.
  • Alle Daten zu einer gemeldeten Mannschaft müssen auch während der Saison aktuell gehalten werden, da diese Informationen für Homepages, E-Mails etc. genutzt werden.

Weitere Informationen zum Aufbau des Spielbetriebs in BSM findet man auch hier.


Wie werden Spiele angelegt?

Spiele können nur im Kontext einer Liga/Gruppe angelegt werden. Daher muss die Liga/Gruppe in einer Spielklasse immer angelegt werden, selbst wenn diese genauso bezeichnet wird, wie die Spielklasse selbst!

Dazu am besten über SPIELBETRIEB - LIGEN/GRUPPEN auf den Link Spiele klicken. Dort dann stehen 2 Optionen zur Verfügung:

  • Einzelne Anlage von Spielen über den Button Spiel anlegen
  • Mehrere Spiele auf einmal anlegen über den Button Spiele importieren. Eine ausführliche Erklärung (inkl. Musterdateien) zum Import von Spielen findet man nach dem Aufruf direkt auf der Import-Seite.

Kann man auch Interleague-Spiele anlegen?

Ja, diese Angabe ist innerhalb eines Spieles möglich. Interleague-Spiele sind jedoch nur für Ligen/Gruppen innerhalb einer Spielklasse vorgesehen!

Daher über SPIELBETRIEB - LIGEN/GRUPPEN auf den Link Spiele der entsprechenden Liga/Gruppe klicken und über den Button Spiel anlegen ein neues Spiel anlegen. Im Feld “LIGA (Interleague)” ist die entsprechend andere Liga/Gruppe auszuwählen. Dadurch werden die Felder “HEIM” bzw. “GAST” mit den Mannschaften der anderen Liga erweitert.

Jedes Interleague-Spiel wird im System nur EINMAL geführt, ist aber in jedem Spielplan vorhanden.

Interleague-Spiele kann man natürlich auch über den Spiele-Import anlegen. Eine ausführliche Erklärung (inkl. Musterdateien) zum Import von Spielen findet man nach dem Aufruf direkt auf der Import-Seite.


Wie kann man Umpire und Scorer für Spiele eintragen?

Die Eintragungen können nicht durch einen Umpire oder Scorer selbst erfolgen, sondern muss durch den Verein selbst vorgenommen werden. Berechtigt hierfür sind die Rollen Vereinsadministration, Ergebnismeldung und Mannschaftsverwaltung.

Hierzu gibt es folgende zwei Möglichkeiten:

1 - Eintragung innerhalb eines Spieles

Dazu entweder über SPIELBETRIEB - SPIELÜBERSICHT oder SPIELBETRIEB - LIGEN/GRUPPEN auf den Link Spiele klicken und ein Spiel zum Bearbeiten öffnen (auf Stift ganz rechts klicken). Im Spiel dann den Reiter UMPIRE/SCORER auswählen und dort über den Button Umpire hinzufügen (genauso bei Scorer) mit anschließender Suche einen Umpire bzw. Scorer auswählen.

2 - Eintragung über die Einteilungsseite

Dazu im Verein über SPIELBETRIEB - EINTEILUNG ein Spiel zum Bearbeiten öffnen (auf Stift ganz rechts klicken). Im Spiel dann den Reiter UMPIRE/SCORER auswählen und dort über den Button Umpire hinzufügen (genauso bei Scorer) mit anschließender Suche einen Umpire bzw. Scorer auswählen.

HINWEISE:

  • Es werden alle Umpire und Scorer aus ganz Deutschland gefunden, da jeder auch eingesetzt werden kann.
  • Wenn es zu einem Spiel eine offene (in Bearbeitung befindliche) Spielverlegung gibt, dann ist die entsprechende Zeile gelb gefärbt.

Wer und wo kann man Scoresheets hinterlegen?

Für diese Funktion werden entsprechende Rechte benötigt. Das Hochladen der Scoresheets ist innerhalb eines Spieles als PDF oder Bilddatei (.jpg, .jpeg, .png) möglich.

Dazu über SPIELBETRIEB - SPIELÜBERSICHT oder SPIELBETRIEB - LIGEN/GRUPPEN auf den Link Spiele klicken und ein Spiel zum Bearbeiten öffnen (auf Stift ganz rechts klicken). Im Spiel dann den Reiter ERGEBNIS auswählen und dort über die entsprechende Funktion die Scoresheets hochladen.

Alternativ werden Personen mit entsprechenden Rollen die aktuellen Spiele auch bereits auf der Startseite angezeigt, so dass man hierüber schneller auf das entsprechende Spiel Zugriff nehmen kann.


Wieso erhalte ich beim Upload von Scoresheets einen Fehler?

Sollte der Fehler mit dem Firefox auftauchen, dann bitte eine Datei gem. folgender Beschreibung löschen: Download Beschreibung

Des Weiteren gibt es aktuell Einschränkungen beim Mehrfach-Upload von Bildern, da diese Funktion noch nicht von allen Browsern auf Smartphones/Tablets unterstützt wird. Der aktuelle Stand schaut so aus (grün wird unterstützt, rot nicht):

Übersicht Browser, die einen Mehrfach-Upload unterstützen


Wieso sind in den Spielplänen Zeilen gelb oder rot unterlegt?

  • gelb: Wenn es zu einem Spiel eine offene (in Bearbeitung befindliche) Spielverlegung gibt, dann ist die entsprechende Zeile gelb unterlegt.
  • rot: In jedem Spiel gibt es die Möglichkeit die Bearbeitung durch die Vereine zu sperren (Aktivierung des Feldes “für Vereine sperren”). Wenn der Datensatz gesperrt ist, wird die entsprechende Zeile rot unterlegt, um schnell einsehen zu können, wo die Sperre ‘aktiv’ ist.

TIPP für Verbände: Um nachträgliche Änderungen durch die Vereine zu verhindern, sollte die Sperre grundsätzlich zeitnah nach dem Spiel gesetzt werden!


Werden Umpire und Scorer über Einsätze informiert?

Ja. Sofern ein Umpire bzw. Scorer bei einem Spiel eingetragen ist, erhalten diese 4 Tage VOR dem Spieltag eine Erinnerung über deren Einsatz mit allen relevanten Informationen. Voraussetzung ist jedoch, dass in der Kontaktinformation (auf die die Lizenz ausgestellt ist) eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

HINWEIS:

  • Die E-Mails werden nur für Spiele versandt, die im Status ‘geplant’ sind.
  • Wenn Umpire bzw. Scorer später als 4 Tage vor dem Spiel eingetragen werden, erhalten diese KEINE E-Mails mehr!
  • Bei Spielverlegungen werden Umpire bzw. Scorer auch informiert, sofern diese beim Spiel eingetragen sind.

Welche Auswirkungen hat die Mindestzahl bei Umpire und Scorer (Spielklasse/Liga/Spiele)?

Bei Spielen wird 7 Tage vor einem Spiel geprüft, ob eine ausreichende Anzahl an Umpire bzw. Scorer (= Mindestanzahl) bereits eingeteilt wurde. Wenn dies NICHT der Fall ist, dann werden die Vereine (welche für die Umpire- bzw. Scorerstellung beim Spiel hinterlegt sind) per E-Mail darüber informiert, um eine etwaige fehlende Einteilung noch vornehmen zu können.

Die E-Mails gehen dabei jeweils an die hinterlegten E-Mail-Adressen in den entsprechenden Feldern im Verein unter STEUERUNGSDATEN - BENACHRICHTIGUNGEN.

HINWEISE:

  • Sollte bei der Umpire-Einteilung der Verband hinterlegt sein, dann geht die E-Mail an den Umpire-Einteiler der Liga (sofern hinterlegt).
  • Die Erinnerungen werden nur für Spiele versandt, die im Status ‘geplant’ sind!

Gibt es bei der Einteilung/Eintragung von Umpire bzw. Scorer etwas zu beachten?

Direkt zu beachten gibt es nichts, jedoch sind ein paar Hinweise hilfreich:

  • Bei der Eintragung von Umpiren gibt es keine Prüfung auf die Lizenzart oder -stufe, d.h. man kann bei Baseball auch einen Umpire mit Softball-Lizenz oder umgekehrt einteilen
  • Die Einteilung/Eintragung kann im Vorfeld nur durch den Verein vorgenommen werden, der auch für die Einteilung zuständig ist (Verband darf natürlich auch!).
  • Am Spieltag kann auch der für die Ergebnismeldung zuständige Verein die Eintragung vornehmen bzw. korrigieren.
  • Die Einteilung/Eintragung sollte frühzeitig erfolgen, da 7 Tage vor dem Spiel eine Erinnerung an den Verein rausgeht und zudem auch die Umpire/Scorer selbst 4 Tage vor dem Spiel über ihren Einsatz informiert werden!
  • Eine Einteilung/Eintragung ist nur solange möglich, wie das Spiel durch den Verband noch nicht gesperrt wurde (Gesperrte Spiels sind dann rot unterlegt)!

An welche E-Mail-Adressen wird das Scoring-Feedback versandt?

In Spielen kann ein Scoring-Feedback durch die Statistikstelle hinterlegt und zusätzlich per E-Mail versandt werden. Diese E-Mail geht direkt an den Scorer sowie an den scorerstellenden Verein (E-Mail 1 aus Vereinsdaten) aus dem jeweiligen Spiel.


Werden Spielabsagen in BSM verarbeitet?

Spielabsagen (egal über welchen Spielstatus) werden in BSM selbst nicht verarbeitet bzw. diese haben keine direkten Auswirkungen (wie z.B. E-Mails). D.h. Gegner, Umpire und Scorer sind anderweitig zu informieren.


An welche E-Mail-Adressen werden Strafen versandt?

In Spielen können Strafen (inkl. Feldverweise) durch die Ligaleiteung hinterlegt und der dazugehörige Strafenbescheid per E-Mail versandt werden Die E-Mail geht an den betroffenen Verein (Ansprechpartner der Mannschaft, Empfänger aus entsprechendem Feld im Verein unter STEUERUNGSDATEN - BENACHRICHTIGUNGEN) sowie den Verband (Ersteller der Strafe, Ligaleitung, Empfänger aus entsprechendem Feld im Verband unter STEUERUNGSDATEN - BENACHRICHTIGUNGEN).


An welche E-Mail-Adressen werden Erinnerungen bei fehlender Einteilung Umpire/Scorer versandt?

Bei Spielen muss i.d.R. eine bestimmte Anzahl an Umpire bzw. Scorer eingeteilt werden. Sollte diese Anzahl nicht eingeteilt worden sein, dann erhält der zuständige Verein oder Verband 7 Tage vor dem Spiel eine Erinnerungs-Mail.

Die E-Mails gehen dabei jeweils an die hinterlegten E-Mail-Adressen in den entsprechenden Feldern im Verein unter STEUERUNGSDATEN - BENACHRICHTIGUNGEN.

Wenn ein Verband für die Einteilung zuständig oder das Feld leer ist, dann geht die E-Mail bei Umpire an den Umpire-Einteiler (aus der Liga) bzw. bei Scorer an die Ligaleitung. Sollte der Umpire-Einteiler für die Heimmannschaft fehlen, dann geht die Umpire-E-Mail ebenfalls an die Ligaleitung.


Wo können Sperrtermine hinterlegt werden?

Hierzu werden entsprechende Rechte benötigt. Für die Eintragung im Menü ORGANISATION - VEREINE die Ansicht SPIELBETRIEB - SPERRTERMINE aufrufen. Dort dann den Button Sperrtermin anlegen anklicken.


Können Statistiken erfasst werden?

Aktuell ist es nicht vorgesehen, komplette Scoresheets und damit Statistiken von den Spielen in BSM zu erfassen.

Ein Verband hat jedoch die Möglichkeit in bestimmten Ligen einzustellen, dass eine Reiter STATISTIK eingeblendet wird. Dieser ist jedoch nur für die Erfassung der eingesetzten Pitcher vorgesehen (mit Eingabe Innings Pitched, Batters Faced bzw. Anzahl Pitches), um etwaige Vorgaben der DVO prüfen bzw. kontrollieren zu können.


SPIELVERLEGUNGEN

Wie können Spiele verlegt werden?

Spielverlegungen können nur über bestimmte Aktionen durchgeführt werden. Diese können entweder durch den Verband über die Aktion Spiel neu ansetzen oder durch den Verein über die Aktion Spielverlegung beantragen angestossen werden. Der Aufruf der Aktionen erfolgt mit entsprechender Berechtigung in allen Spielübersichten (Hauptmenü, Verband oder Verein).

Während die Spielverlegung durch den Verband endgültig ist und nur Info-Mails an die beteiligten Stellen rausgehen, sind bei Initiierung durch einen Verein auch diverse Bestätigungen online notwendig. Eine grafische Übersicht über beide Workflows findest du in folgender Datei.

HINWEISE:

  • Bei Spielverlegungen auf ein neues DATUM werden im Spiel eingetragene Umpire/Scorer gelöscht!
  • Verbände können Sperrtermine für Spielverlegungen hinterlegen, die bei “harten” Sperrterminen eine Spielverlegung verhindern oder bei “weichen” nur eine Warnung ausgeben.
  • Vereine können Sperrtermine für Spielverlegungen hinterlegen, die jedoch immer nur eine Warnung ausgeben.

Kann man einen Heimrechttausch bei den Spielverlegungen beantragen?

Über die Aktion Spielverlegung beantragen kann man KEINEN Heimrechttausch einleiten bzw. beantragen. Wenn ein Heimrechttausch notwendig wird, dann sind 2 Anträge zu stellen und entsprechend zu genehmigen.


Wann werden E-Mails versandt und wer erhält diese?

Aktuell werden im Spielbetrieb systemseitig nur in den Aktionen der Spielverlegungen E-Mails verschickt.

E-Mails an Vereine gehen an die offizielle E-Mail-Adresse (E-Mail 1) aus den Vereinsdaten. Zusätzlich gibt es unter STEUERUNGSDATEN - BENACHRICHTIGUNGEN im Feld Spielverl. Bestätigung die Möglichkeit, weitere E-Mail-Adressen kommasepariert zu hinterlegen, die bei einer ERFOLGREICHEN Spielverlegung informiert werden sollen.

1. Aktion Spiel neu ansetzen (durch Verband)

  • Mail an beteiligte Vereine (Heim, Gast, UMP, SCO, EGD)

  • Mail an Umpire-Einteiler (der Liga/Gruppe)

  • Mail an Umpire/Scorer (sofern eingetragen)

2. Aktion Spielverlegung beantragen (durch Verein)

Bei dieser Aktion gibt es mehrere Fälle, die Mails und todos zur Folge haben.

a) Verein A stellt Antrag

  • Mail/todo an Verein B (bzw. bei Turnieren auch Verein C usw.)

b) Verein A/B lehnt ab mit Begründung (bzw. bei Turnieren auch Verein C usw.)

  • Mail an Verein A oder B (bzw. bei Turnieren auch Verein C usw.)

c) Verein B bestätigt (bzw. bei Turnieren wenn ALLE Mannschaften bestätigt haben)

  • Mail/todo an Ligaleitung (wenn kein umpirestellender Verein benötigt)

  • Mail/todo an umpirestellenden Verein (nur bei Änderung Datum heute <=14 Tage und sofern nicht Verein A oder B bzw. Verband)

d) Umpirestellender Verein bestätigt oder lehnt ab mit Begründung

  • Mail/todo an Ligaleitung

  • Mail an Umpire-Einteiler (der Liga/Gruppe)

e) System bestätigt nach 72 Stunden (wenn umpirestellender Verein nicht reagiert)

  • Mail/todo an Ligaleitung

  • Mail an Umpire-Einteiler (der Liga/Gruppe)

  • Mail an umpirestellenden Verein

f) Ligaleitung bestätigt

  • Mail an Ligaleitung

  • Mail an beteiligte Vereine (Heim, Gast, UMP, SCO, EGD)

  • Mail an Umpire-Einteiler (der Liga/Gruppe)

  • Mail an Umpire/Scorer (sofern eingetragen)

g) Ligaleitung lehnt ab mit Begründung

  • Mail an Ligaleitung

  • Mail an beteiligte Vereine (Heim, Gast, UMP, SCO, EGD)

  • Mail an Umpire-Einteiler (der Liga/Gruppe)

HINWEIS:

  • Bei einer SG werden immer ALLE beteiligten Vereine per E-Mail informiert, für die Bestätigung/Ablehnung reicht aber die EINES Vereins aus!

VEREIN

Was ist bei den Vereinskürzeln zu beachten?

Das Vereinskürzel muss aus genau drei Zeichen bestehen, darf weder Zahlen noch Sonderzeichen enthalten und deutschlandweit in BSM eindeutig sein!

Einige hilfreiche Hinweise zur Vergabe des Vereinskürzels:

  1. Zunächst sollten die ersten drei Buchstaben des Vereinssitzes verwendet werden.
  2. Ist dieses Kürzel bereits vergeben, sollte folgendermaßen vorgegangen werden:

    • Ist die Stadt eine Kreisstadt sollten als erste Buchstaben die des KFZ-Kennzeichens verwendet werden. Eventuell noch fehlende Buchstaben können dann mit dem Anfangsbuchstaben des Vereinsnamens aufgefüllt werden.
    • Gibt es in einer Stadt mehrere Vereine, so sollte immer als erste(r) Buchstabe(n) das KFZ-Kennzeichen und als letzter Buchstabe des Vereinskürzels der erste Buchstabe des Vereinsnamens verwendet werden. Bei einstelligen KFZ-Kennzeichen ist der mittlere Buchstabe dann mit dem nächsten Buchstaben des Stadtnamens zu füllen.

Wie lege ich einen Verein an?

Um einen Verein anzulegen, bitte folgendermaßen vorgehen:

  1. ORGANISATION - VEREINE aufrufen
  2. Rechts oben den Button Verein anlegen anklicken
  3. Alle Pflichtfelder ausfüllen und am Ende das Eintrittsdatum eintragen und den Button Speichern und zurück anklicken