Konzept Schnittstelle zum DOSB-Lizenzmanagementsystem (LiMS)


ALLGEMEINE INFOS

Der DOSB stellt über das Bildungsnetz ein modernes Lizenzmanagementsystem zur Verfügung. Damit wird das alte Verfahren zur Ausstellung und Verlängerung von DOSB-Lizenzen (Stufe C und B) modernisiert und vereinheitlicht.

Das Lizenzmanagementsystem ist …

  • qualitätssichernd (Die Lizenzvergabe erfolgt transparent und über ein einheitliches Verfahren)
  • arbeitsökonomisch (Der Verwaltungsaufwand wird minimiert und die jährlichen Lizenzstatistiken automatisch erfasst)
  • kostengünstig (Es müssen keine teuren Blanko-Lizenzen mehr bestellt und verschickt werden)
  • zeitgemäß (Es ermöglicht eine web-basierte Lizenzverwaltung und -ausgabe)

Was bietet das Lizenzmanagementsystem?

  • Zeitnahes und kostengünstiges Ausstellen und Verlängern von personalisierten Lizenzen am eigenen PC/Drucker.
  • Delegation der Lizenzausstellung an die Verbände.
  • Einfache und sichere Verwaltung von Lizenzdaten.
  • Verbandseigene Lizenzverwaltungssysteme können über Schnittstellen angebunden werden.
  • Der Umgang mit personenbezogenen Daten erfolgt nach aktuellen Datenschutzrichtlinien.
  • Es wird eine zentrale DOSB-Lizenznummer vergeben. Eigene verbandsinterne Lizenznummern können zusätzlich beibehalten werden.

Der DBV bindet das DOSB-Lizenzmanagementsystem direkt über eine web-basierte Schnittstelle in den BSM ein, so dass die Bestandsverwaltung der Trainer-Lizenzen nur noch direkt im BSM durch den DBV und der Landesverbände erfolgt.

Täglich läuft im BSM ein sogenannter Cronjob, der über die Schnittstelle neue Lizenzen anlegt oder bestehende Lizenzen verlängert. Daneben können alle Aktionen (Anlage, Änderung, Verlängerung) auch manuell angestoßen werden, sofern die Voraussetzungen bzw. Berechtigungen vorhanden sind. Beim manuellen Ausführen einer Aktion werden die zu ‘übergebenden’ Daten (ohne Änderungsrecht) zur Kontrolle angezeigt, bevor man diese zum DOSB überträgt.

Sollten bei der Verarbeitung über die Schnittstelle Fehler auftreten, dann erhält die DBV-Geschäftsstelle eine entsprechende E-Mail dazu. Zudem wird die entsprechende Lizenz in einen Fehlerstatus gesetzt, damit der Fehler durch die tägliche Verarbeitung nicht immer wieder generiert wird. Erst nach Bereinigung des Fehlers und Zurücksetzen des Fehlerstatus kann die Lizenz wieder über die Schnittstelle verarbeitet werden.

Folgende manuelle Aktionen werden angezeigt (Voraussetzung dafür jeweils in Klammern):

  • Lizenz beim DOSB anlegen (Feld ‘LiMS-Nummer’ in Lizenz muss leer sein)
  • Lizenz beim DOSB ändern (Feld ‘LiMS-Nummer’ in Lizenz muss gefüllt sein, Lizenz muss gültig sein oder darf max. 3 Jahre abgelaufen sein)
  • Lizenz beim DOSB verlängern (Feld ‘LiMS-Nummer’ in Lizenz muss gefüllt sein, gültige Lizenz (Ablaufdatum minus Tagesdatum kleiner 92 Tage) oder ungültige Lizenz (max. 3 Jahre abgelaufen), Haken ‘Lizenz für Verlängerung berechtigt’ muss gesetzt sein)

HINWEIS: Nach jeder Aktion wird über die Schnittstelle auch die PDF-Lizenz im BSM upgedated!


C-LIZENZ ANLEGEN

C-Lizenzen können durch den DBV bzw. die LVs angelegt werden. Dies ist manuell über die Aktion ‘LIZENZ ANLEGEN’ oder über die Bulk-Aktion ‘NEUE LIZENZEN ANLEGEN’ in der Teilnehmerübersicht eines Trainer-C-Lehrgangs möglich. Die Teilnehmer müssen hierbei den Teilnahmestatus ‘bestanden’ haben und mindestens 18 Jahre alt sein.

Nach der erfolgreichen Anlage auf DOSB-Seite wird eine Lizenznummer vergeben, das Feld ‘LiMS-Nummer’ und die PDF-Lizenz in der Lizenz hinterlegt.

Hinweis: Wenn bei einem Teilnehmer eines Trainer-Lehrgangs Anhänge zum Ehrenkodex bzw. Erste-Hilfe-Nachweis hinterlegt sind, wird diese Information bei der Anlage von Lizenzen über die Bulk-Aktion in die entsprechenden Felder der Lizenz übernommen!


B-LIZENZ ANLEGEN

B-Lizenzen können durch den DBV bzw. die LVs angelegt werden. Dies ist manuell über die Aktion ‘LIZENZSTUFE ÄNDERN’ oder über die Bulk-Aktion ‘NEUE LIZENZEN ANLEGEN’ in der Teilnehmerübersicht eines Trainer-B-Lehrgangs möglich. Die Teilnehmer müssen hierbei den Teilnahmestatus ‘bestanden’ haben und mindestens 20 Jahre alt sein. Bei der Anlage einer B-Lizenz wird eine vorhandene gültige C-Lizenz im BSM mit Datum des Vortages befristet (also auf ‘abgelaufen’ gestellt).

Nach der erfolgreichen Anlage auf DOSB-Seite wird eine Lizenznummer vergeben, das Feld ‘LiMS-Nummer’ und die PDF-Lizenz in der Lizenz hinterlegt.

HINWEIS: Auf DOSB-Seite wird neben der B-Lizenz auch immer parallel die C-Lizenz als gültige Lizenz weitergeführt. Dies bedeutet, dass es auf BSM-Seite nur EINE Lizenz (Stufe B) gibt, aber auf DOSB-Seite ZWEI Lizenzen (Stufe B und C)!


C- ODER B-LIZENZ ÄNDERN

Änderungen an bestehenden C- oder B-Lizenzen (dürften vorwiegend nur Adressdaten sein) werden über die Schnittstelle nur über die manuelle Aktion vorgenommen, d.h. es erfolgt keine automatische Aktualisierung der Daten (inkl. der PDF-Lizenz) im Hintergrund.


FORTBILDUNGEN EINTRAGEN

Fortbildungen können durch den DBV bzw. die LVs in die Lizenz eingetragen werden. Dies ist manuell über die Bearbeitungsrechte einer Lizenz, aber auch über die Bulk-Aktion ‘FORTBILDUNG BEI LIZENZEN HINTERLEGEN’ in der Teilnehmerübersicht eines Trainer-Lehrgangs möglich. Die Teilnehmer müssen hierbei den Teilnahmestatus ‘teilgenommen’ haben.

Hinweis: Die Eintragung einer Fortbildung über die Bulk-Aktion kann nur erfolgen, wenn eines der beiden dafür vorgesehenen Felder in der Lizenz noch unbelegt ist!


C-LIZENZ VERLÄNGERN

Auf Seiten des BSM kann eine Trainer-Lizenz nicht (mehr) direkt verlängert werden. Eine Verlängerung wird nur nach erfolgreicher Rückmeldung über die Schnittstelle vorgenommen. Voraussetzungen für eine Verlängerung sind hierbei:

  • Haken ‘Lizenz für Verlängerung berechtigt’ muss in der Lizenz gesetzt sein
  • Gültige Lizenz - Ablaufdatum kleiner 92 Tage (vom Tagesdatum gerechnet)
  • Ungültige Lizenz - Ablaufdatum max. 3 Jahre (vom Tagesdatum gerechnet)

Für eine Verlängerung sind Nachweise über Fortbildungen von 15 LE (bei gültigen oder seit weniger als 1 Jahr abgelaufenen Lizenzen) bzw. 30 LE (bei über einem Jahr ungültigen/abgelaufenen Lizenzen) notwendig, die in der Lizenz eingetragen werden sollten. Eine C-Lizenz wird um 4 Jahre verlängert, ausgehend vom letzten Gültigkeitsdatum. Weitere Informationen mit Beispielen findet man als Download.

Nach einer erfolgreichen Verlängerung werden die beiden Felder ‘Fortbildung 1’ bzw. ‘Fortbildung 2’ sowie der Haken ‘Lizenz für Verlängerung berechtigt’ in der Lizenz zurückgesetzt.


B-LIZENZ VERLÄNGERN

Auf Seite des BSM kann eine Trainer-Lizenz nicht (mehr) direkt verlängert werden. Eine Verlängerung wird nur nach erfolgreicher Rückmeldung über die Schnittstelle vorgenommen. Voraussetzungen für eine Verlängerung sind hierbei:

  • Haken ‘Lizenz für Verlängerung berechtigt’ muss in der Lizenz gesetzt sein
  • Gültige Lizenz - Ablaufdatum kleiner 92 Tage (vom Tagesdatum gerechnet)
  • Ungültige Lizenz - Ablaufdatum max. 3 Jahre (vom Tagesdatum gerechnet)

Für eine Verlängerung sind Nachweise über Fortbildungen von 15 LE (bei gültigen oder seit weniger als 1 Jahr abgelaufenen Lizenzen) bzw. 30 LE (bei über einem Jahr ungültigen/abgelaufenen Lizenzen) notwendig, die in der Lizenz eingetragen werden sollten. Eine B-Lizenz wird um 4 Jahre verlängert, ausgehend vom letzten Gültigkeitsdatum. Weitere Informationen mit Beispielen findet man als Download.

Nach einer erfolgreichen Verlängerung werden die beiden Felder ‘Fortbildung 1’ bzw. ‘Fortbildung 2’ sowie der Haken ‘Lizenz für Verlängerung berechtigt’ in der Lizenz zurückgesetzt.

HINWEIS: Auf DOSB-Seite wird neben der B-Lizenz auch immer parallel die C-Lizenz als gültige Lizenz weitergeführt. Dies bedeutet, dass es auf BSM-Seite nur EINE Lizenz (Stufe B) gibt, aber auf DOSB-Seite ZWEI Lizenzen (Stufe B und C)!


BERECHTIGUNGEN

Für folgende Rollen wurden Berechtigungen zur Durchführung der manuellen Aktionen über die Schnittstelle eingerichtet:

  • DBV – Verbandsadministration (Anlage, Verlängerung, Änderung) - für alle Trainer-Lizenzen
  • DBV – Lizenzverwaltung (Anlage, Verlängerung, Änderung) - für alle Trainer-Lizenzen
  • LV – Verbandsadministration (Anlage, Verlängerung, Änderung) - für berechtigte Trainer-Lizenzen
  • LV – Lizenzverwaltung (Anlage, Verlängerung, Änderung) - für berechtigte Trainer-Lizenzen
  • Lizenzinhaber & Verein aus Lizenzzuordnung (Änderung) - für berechtigte Trainer-Lizenzen

Die Rollen des DBV erhalten zudem über DBV - LIZENZEN - DOSB eine weitere Ansicht, die eine übergreifende Bearbeitung der Trainer-Lizenzen ermöglicht. In dieser Ansicht sind für die laufende Bearbeitung notwendige Filter und ein Suchfeld (z.B. für Datum ‘gültig bis’) hinterlegt.


E-MAILS

Der Lizenzinhaber sowie ggf. der Verein/Verband aus Feld ‘Lizenzzuordnung’ (E-Mail 1 aus den Vereins- bzw. Verbandsdaten) erhalten in bestimmten Situationen E-Mails aus BSM:

  • Anlage einer neuen Lizenz (nach erfolgreicher Anlage auf DOSB-Seite, d.h. noch nicht, wenn die Anlage erst nur im BSM erfolgt ist!)
  • Verlängerung einer bestehenden Lizenz (nach erfolgreicher Verlängerung auf DOSB-Seite, frühestens 92 Tage vor Ablauf möglich!)
  • Ablauf einer bestehenden Lizenz (6 bzw. 12 Monate vor Ablauf, sofern die Lizenz noch nicht im Status ‘Berechtigt zur Verlängerung’ steht!)