Konzept Lehrgänge


ABLAUF & KONZEPT

Das Konzept der Lehrgänge sieht eine (fast) komplette Abwicklung der Lehrgangsanmeldung und -bearbeitung durch Vereine und Verband im BSM vor.

  1. Lehrgang anlegen & freischalten (durch Verband)
  2. Teilnehmer anmelden (durch Vereine oder Personen)
  3. Teilnehmer bestätigen (durch Verband)
  4. Optionen Teilnehmer ändern (durch Vereine oder Personen)
  5. Teilnahmestatus ändern (durch Verband/Ausbilder)
  6. Lizenzen erstellen (durch Verband)
  7. Lehrgang abschließen (durch Verband)

LEHRGANG ANLEGEN

Lehrgänge werden nach bestimmten Kategorien eingeteilt (z.B. Umpire, Scorer, Trainer usw.). Die richtige Einteilung ist wichtig, um die Filterung in den Ansichten oder auch die Übermittlung über die API-Schnittstelle sicherzustellen.

Alle Felder sind mit SORGFALT auszufüllen, v.a. der Bereich mit Sportart, Lizenzstufe usw.. Wenn die Option ‘Lehrgang entspricht den Vorgaben der Ausbildungsordnung’ ausgewählt wird, dann wird z.B. das Feld ‘Lerneinheiten’ zum Pflichtfeld. Zudem wird dann auch die Bulk-Aktion ‘Neue Lizenzen anlegen’ freigeschalten.
In einer späteren Version werden in diesem Fall nur Ausbilder mit einer Ausbilderlizenz zur Auswahl angezeigt (im Feld ‘Ausbilder’) - Termin für Umsetzung steht aber noch nicht fest!

Aktuell haben Mindest- bzw. Maximalanzahl KEINE direkten Auswirkungen auf das System, so dass sie rein informatorisch für die Vereine ist.
Hinweis: Sollte die maximale Anzahl an Teilnehmern erreicht werden und keine Nachmeldungen gewünscht sein, dann ist die Anmeldefrist auf den gestrigen Tag vorzudatieren!

Optionale Bereiche wie Skript und Übernachtung können entsprechend eingeblendet und mit Daten versorgt werden.
Hinweis: Nur wenn diese Bereiche aktiviert sind, werden die entsprechenden Optionen bei der Anmeldung für die Teilnehmer freigeschalten und angezeigt!

Achtet auch auf die korrekte Angabe der Termine auf dem gleichnamigen Reiter.


TEILNEHMER ANMELDEN

Im Lehrgang selbst gibt es einen Bereich ‘Erweiterte Anmeldung’, wo man andere Verbände/Vereine oder Personen für die Anmeldung zu Lehrgängen freischalten kann.

  • Wenn bei ‘Weitere Verbände’ andere Landesverbände ausgewählt werden, dann können sich diese Verbände und deren Vereine ZUSÄTZLICH anmelden.
  • Mit der ersten Ankreuzoption ‘Anmeldung durch Personen in freigeschaltenen Verbänden erlauben’ können sich ZUSÄTZLICH Mitglieder/Funktionäre der Verbände (Ausrichter und weitere Verbände) und deren Vereine (mit eigenem Benutzerkonto) selbst anmelden.
  • Mit der zweiten Ankreuzoption ‘Anmeldung durch Personen OHNE Mitgliedschaft/Funktion erlauben’ können sich ZUSÄTZLICH auch Personen ohne Mitgliedschaft/Funktion (mit eigenem Benutzerkonto) selbst anmelden (dies beinhaltet NICHT die erste Ankreuzoption!)

BITTE BEACHTEN: Die private Anmeldung einer Einzelperson (also KEIN Vereinsmitglied) durch DRITTE (auch Vereine) ist NICHT möglich!

Wie sich Teilnehmer selbst anmelden können, findet man in den FAQ.


TEILNEHMER BESTÄTIGEN

Wenn sich Teilnehmer für einen Lehrgang angemeldet haben, dann sieht das Konzept eine Bestätigung durch den Verband vor. Diese kann über die Bulk-Aktion ‘Teilnehmer bestätigen’ in der Teilnehmerübersicht einfach und schnell vorgenommen werden. Hierbei erhält der Teilnehmer und der Verband jeweils eine entsprechende E-Mail.

Wann die Bestätigung vorgenommen werden soll, hängt von der organisatorischen Regelung im Verband ab, dies könnte z.B. wie sein:

  • zeitnah, wenn die Anmeldungen eingehen (ggf. erst, wenn klar ist, dass die Mindestanzahl erreicht ist)
  • wenn die Überprüfung der Lehrgangsvoraussetzungen abgeschlossen ist (z.B. Alter, Lizenzen, notwendige Anhänge etc.)
  • oder auch erst nach Anmeldeschluss

OPTIONEN TEILNEHMER ÄNDERN

Wenn die optionale Bereiche wie Skript und Übernachtung im Lehrgang freigeschalten wurden, dann können Vereine und ggf. Einzelpersonen diese Optionen bei der Anmeldung dazubuchen. Die gewählten Optionen können aber auch im Nachgang bis zum Anmeldeschluss auch noch abgeändert werden (bzw. bei Übernachtung bis zum gesetzten Termin).

Hierbei erhält der Teilnehmer und der Verband jeweils eine entsprechende E-Mail.


TEILNAHMESTATUS ÄNDERN

Neben dem Anmeldestatus eines Teilnehmers, der über entsprechende Aktionen gesetzt wird, kann auch ein Teilnahmestatus eingetragen werden.
Dieser Status hat hauptsächlich informatorischen Charakter und steht dem Lehrgangsverwalter frei diesen auch konsequent zu pflegen.

Sollte man jedoch die Bulk-Aktion ‘Neue Lizenzen anlegen’ nutzen wollen, dann muss der Status auf ‘bestanden’ stehen, da sonst eine Ausführung der Aktion nicht möglich ist.


NEUE LIZENZEN ERSTELLEN

Um schnell neue Lizenzen für Teilnehmer zu erstellen, gibt es die Bulk-Aktion ‘Neue Lizenzen erstellen’. Hiermit können für mehrere Teilnehmer gleichartige Lizenzen (Sportart, Stufe, Gültigkeit) erstellt werden, etwaige alte Lizenzen (z.B. bei B- oder A-Lehrgängen) werden dabei befristet.

BITTE BEACHTEN: Diese Aktion steht nur zur Verfügung, wenn im Lehrgang die Option ‘Lehrgang entspricht den Vorgaben der Ausbildungsordnung’ aktiviert ist UND die Teilnehmer den Status ‘bestanden’ vorweisen!


LEHRGANG STORNIEREN

Wenn ein Lehrgang abgesagt (storniert) wird, dann muss man auch den Teilnehmern absagen.
Hierzu kann entweder die Bulk-Aktion ‘E-Mail schreiben’, um einen eigenen Text zu verwenden oder die Bulk-Aktion ‘Teilnehmer absagen’ genutzt werden (mit Standardtext).
Danach sollte der Lehrgang auf den Status ‘storniert’ gesetzt werden.

Eine automatische Benachrichtigung der Teilnehmer nur über die Statusänderung des Lehrgangs erfolgt aktuell nicht, ist aber geplant.


LEHRGANG ABSCHLIESSEN

Erst wenn im Lehrgang der Status ‘abgeschlossen’ gesetzt wird, taucht der Lehrgang nicht mehr in der Übersicht der aktiven Lehrgänge auf. Trotzdem ist der Lehrgang natürlich weiterhin im BSM vorhanden und kann auch bearbeitet werden, sofern dies notwendig ist.


E-MAILS VERSENDEN

Standard-E-Mails (nicht veränderbar) werden im Hintergrund bei folgenden Aktionen versandt:

  • Neuanmeldung Teilnehmer (durch Verein/Einzelperson)
  • Stornierung Teilnehmer (durch Verein/Einzelperson)
  • Absage/Bestätigung Teilnehmer (durch Verband)
  • Änderung Optionen “Skript” oder “Übernachtung” (durch Verein/Einzelperson/Verband)
  • Neue Lizenzen anlegen (durch Verband)

Die E-Mails gehen an den Rechnungsempfänger, wenn Verein oder Verband (E-Mail 1 aus den Stammdaten des anmeldenden Vereins/Verbands), zusätzlich an den Teilnehmer selbst (E-Mail-Adresse Organisation, sonst privat) sowie an den ausrichtenden Verband (Bearbeiter des Lehrgangs - siehe Lehrgangsdaten).

Zusätzlich besteht für den Verband noch die Möglichkeit, die Aktion “E-Mail schreiben” zu nutzen. Hierüber ist der Versand einer selbst erstellten E-Mail an ausgewählte oder alle Teilnehmer in der Teilnehmerübersicht möglich.