ABLAUF
LEHRGANG ANLEGEN
TEILNEHMER ANMELDEN
TEILNEHMER BESTÄTIGEN
ANMELDESTATUS SETZEN
OPTIONEN TEILNEHMER ÄNDERN
TEILNAHMESTATUS SETZEN
ZAHLUNGSSTATUS SETZEN
NEUE LIZENZEN ERSTELLEN
LIZENZEN VERLÄNGERN
LEHRGANG STORNIEREN
LEHRGANG ABSCHLIESSEN
E-MAILS VERSENDEN
Das Konzept der Lehrgänge sieht eine (fast) komplette Abwicklung der Lehrgangsanmeldung und -bearbeitung durch Vereine und Verband im BSM vor.
- Lehrgang anlegen & freischalten (durch Verband)
- Teilnehmer anmelden (durch Vereine oder Personen)
- Teilnehmer bestätigen bzw. Anmeldestatus setzen (durch Verband)
- Optionen Teilnehmer ändern (durch Vereine oder Personen)
- Teilnahmestatus setzen (durch Verband/Ausbilder)
- Lizenzen erstellen oder ggf. Lizenzen verlängern (durch Verband)
- Lehrgang abschließen (durch Verband)
Lehrgänge werden nach bestimmten Kategorien eingeteilt (z.B. Umpire, Scorer, Trainer usw.). Die richtige Kategorisierung ist wichtig, um die Filterung in den Ansichten oder auch die Übermittlung über die API-Schnittstelle sicherzustellen.
Alle Felder sind mit SORGFALT auszufüllen, v.a. der Bereich mit Sportart, Lizenzstufe usw..
Wenn die Option ‘Lehrgang entspricht den Vorgaben der Ausbildungsordnung’ ausgewählt wird, dann wird z.B. das Feld ‘Lerneinheiten’ zum Pflichtfeld.
In einer späteren Version werden in diesem Fall nur Ausbilder mit einer Ausbilderlizenz zur Auswahl angezeigt (im Feld ‘Ausbilder’) - Termin für Umsetzung steht aber noch nicht fest!
Die Angaben zur Mindest- und Maximalanzahl in einem Lehrgang haben KEINE direkten Auswirkungen auf die Anmeldung, d.h. die Vereine bzw. Personen können sich weiterhin anmelden. Sollte jedoch die Maximalanzahl erreicht sein (hier werden auch etwaige Stornierungen mitgezählt!), dann werden die Teilnehmer auf eine sogenannte ‘Warteliste’ gesetzt.
HINWEIS:
- Sollten nach dem Erreichen der Maximalanzahl keine Anmeldungen mehr gewünscht sein, dann ist die Anmeldefrist im Lehrgang auf das Datum von gestern vorzudatieren!
Optionale Bereiche wie Skript, Übernachtung, Bezahlverfahren und Formulare (abhängig von der Angabe in den Steuerungsdaten des Lehrgangsverwealter) können entsprechend eingeblendet und mit Daten versorgt werden.
HINWEIS:
- Nur wenn diese Bereiche aktiviert sind, werden die entsprechenden Optionen bei der Anmeldung für die Teilnehmer freigeschalten und angezeigt!
Achtet auch auf die korrekte Angabe der Termine auf dem gleichnamigen Reiter.
Im Lehrgang selbst gibt es einen Bereich ERWEITERTE ANMELDUNG, in dem man andere Verbände/Vereine oder Personen für die Anmeldung zu einem Lehrgang freischalten kann.
- Wenn bei ‘Weitere Verbände’ Landesverbände ausgewählt werden, dann können diese Verbände und deren Vereine ZUSÄTZLICH Personen anmelden.
- Mit der ersten Ankreuzoption ‘Anmeldung durch Vereinsmitglieder (aktiv) selbst erlauben’ können sich ZUSÄTZLICH Mitglieder/Funktionäre der Verbände (Ausrichter und weitere Verbände) und deren Vereine (mit eigenem Benutzerkonto) selbst anmelden.
- Mit der zweiten Ankreuzoption ‘Anmeldung durch Personen OHNE Einschränkungen erlauben’ können sich ZUSÄTZLICH auch Personen ohne Mitgliedschaft/Funktion (mit eigenem Benutzerkonto) selbst anmelden.
BITTE BEACHTEN: Die private Anmeldung einer Einzelperson (also KEIN Vereinsmitglied) durch DRITTE (auch Vereine) ist NICHT möglich!
Wie sich Teilnehmer selbst anmelden können, findet man in den FAQ.
Wenn sich Teilnehmer für einen Lehrgang angemeldet haben, dann sieht das Konzept eine Bestätigung durch den Verband vor. Nach der Anmeldung erhält jeder Teilnehmer entweder den Status ‘angemeldet’ (Normalfall) oder ‘auf Warteliste’ (sobald die maximale TN-Anzahl erreicht wurde).
Der Status ‘auf Warteliste’ enthält keine Automatismen und kann auch manuell durch den Lehrgangsverwalter vergeben werden (z.B. bei externen Anmeldungen, wenn internen der Vorzug gegeben werden soll).
Über die Bulk-Aktion Anmeldestatus setzen in der Teilnehmerübersicht kann die Bestätigung (oder die Änderung auf einen anderen Anmeldestatus) einfach und schnell vorgenommen werden.
Hierbei erhält der Teilnehmer und der Verband jeweils eine entsprechende E-Mail.
Wann eine Bestätigung durch den Lehrgangsverwalter vorgenommen wird, hängt von dessen organisatorischer Regelung ab wie z.B.:
- unmittelbar nach der Anmeldung
- nach dem Erreichen der Mindestanzahl
- nach der Überprüfung der Lehrgangsvoraussetzungen (z.B. Alter, Lizenzen, notwendige Anhänge etc.)
- nach Anmeldeschluss
BITTE BEACHTEN: Bei der Berechnung der maximalen TN-Anzahl für das systemseitige Setzen des Status ‘auf Warteliste’ werden ALLE Status der Teilnehmer berücksichtigt, also auch evtl. stornierte Teilnehmer!
Wenn die optionale Bereiche ‘Skript’ und ‘Übernachtung’ im Lehrgang freigeschalten wurden, dann können Vereine und ggf. Einzelpersonen diese Optionen bei der Anmeldung dazubuchen. Die gewählten Optionen können im Nachgang zur Anmeldung bis zum Anmeldeschluss auch noch abgeändert werden (bzw. bei Übernachtung bis zum gesetzten Termin).
Bei diesen 2 Optionen erhält der Teilnehmer und der Verband jeweils eine entsprechende E-Mail.
Neben dem Anmeldestatus eines Teilnehmers kann auch ein Teilnahmestatus mit einer Bulk-Aktion ‘Teilnahmestatus setzen’ eingetragen werden.
Dieser Status hat hauptsächlich informatorischen Charakter und steht dem Lehrgangsverwalter frei diesen auch konsequent zu pflegen.
Sollte man die Bulk-Aktion ‘Neue Lizenzen anlegen’ nutzen wollen, dann muss der Status auf ‘bestanden’ stehen, da sonst eine Ausführung der Aktion nicht möglich ist.
Sollte man die Bulk-Aktion ‘Lizenzen verlängern’ nutzen wollen, dann muss der Status auf ‘teilgenommen’ stehen, da sonst eine Ausführung der Aktion nicht möglich ist.
Neben dem Anmeldestatus und Teilnahmestatus eines Teilnehmers kann auch ein Zahlungsstatus eingetragen werden.
Dieser Status hat hauptsächlich informatorischen Charakter und steht dem Lehrgangsverwalter frei diesen auch konsequent zu pflegen.
- Bei kostenfreien Lehrgängen wird der Zahlungsstatus durch das System auf ‘bezahlt’ gesetzt.
- Sollte der Teilnehmer bei Zahlungsart die Option ‘Lastschrift’ gewählt haben, dann wird der Zahlungsstatus durch das System auf ‘Lastschrift’ gesetzt.
- In den anderen Fällen wird der Zahlungsstatus durch das System auf ‘offen’ gesetzt.
Um neue Lizenzen für Teilnehmer schnell zu erstellen, gibt es die Bulk-Aktion Neue Lizenzen erstellen.
Hiermit können aus der TEILNEHMERÜBERSICHT für mehrere Teilnehmer gleichartige Lizenzen (Sportart, Stufe, Gültigkeit) erstellt werden.
Etwaige alte Lizenzen (z.B. bei B- oder A-Lehrgängen) werden dabei befristet.
Die Zuordnung der Lizenz erfolgt dabei über das Feld Rechnungsempfänger in der Anmeldung der Teilnehmers, d.h. die Lizenz wird entweder einem Verein oder der Person (“vereinslos”) zugeordnet.
BITTE BEACHTEN: Diese Aktion steht nur zur Verfügung, wenn im Lehrgang der Haken bei Lehrgang entspricht den Vorgaben der Ausbildungsordnung gesetzt ist und die Teilnehmer den Teilnahme-Status bestanden vorweisen!
Um Umpire- oder Scorer-Lizenzen für Teilnehmer schnell verlängern zu können, gibt es die Bulk-Aktion Lizenzen verlängern.
Hiermit können aus der TEILNEHMERÜBERSICHT für mehrere Teilnehmer Lizenzen verlängert werden, sofern beim Teilnehmer die Lizenz bei der Anmeldung angegeben wurde.
Bei dieser Aktion kann jeweils nur EIN Gültigkeitsdatum neu gesetzt werden. Ggf. ist die Aktion daher öfter auszuführen!
BITTE BEACHTEN: Diese Aktion steht nur zur Verfügung, wenn es sich um eine Fortbildung (Umpire/Scorer) handelt UND die Teilnehmer den Teilnahme-Status teilgenommen vorweisen!
Wenn ein Lehrgang abgesagt (storniert) wird, dann muss man auch den Teilnehmern absagen.
Hier sollte man die Bulk-Aktion Anmeldestatus setzen in der Teilnehmerübersicht verwenden und den Teilnehmer den Status ‘storniert’ geben. Beim Speichern erhalten die ausgewählten Teilnehmer eine E-Mail über die Absage. Sollte es erforderlich sein den Teilnehmern noch ergänzende Informationen zukommen zu lassen, dann kann man dafür die Bulk-Aktion ‘E-Mail schreiben’ nutzen
Danach sollte der Lehrgang auf den Status ‘storniert’ gesetzt werden.
Eine automatische Benachrichtigung der Teilnehmer nur über die Statusänderung des Lehrgangs erfolgt aktuell NICHT, ist aber geplant.
Erst wenn im Lehrgang der Status ‘abgeschlossen’ gesetzt wird, erscheint der Lehrgang nicht mehr in der Übersicht der aktiven Lehrgänge. Sollte ein Lehrgang abgeschlossen sein, dann ist dieser natürlich weiterhin im BSM vorhanden und kann auch bearbeitet werden, sofern dies notwendig ist.
Standard-E-Mails (nicht veränderbar) werden im Hintergrund bei folgenden Aktionen versandt:
- Neuanmeldung Teilnehmer (durch Verein/Einzelperson)
- Stornierung Teilnehmer (durch Verein/Einzelperson)
- Stornierung/Bestätigung Teilnehmer (durch Verband)
- Auf Warteliste setzen (durch Verband)
- Änderung der Optionen “Skript” oder “Übernachtung” (durch Verein/Einzelperson/Verband)
- Neue Lizenzen anlegen (durch Verband)
Die E-Mails gehen an den Rechnungsempfänger, wenn Verein oder Verband (E-Mail 1 aus den Stammdaten des anmeldenden Vereins/Verbands), zusätzlich an den Teilnehmer selbst (E-Mail-Adresse aus Bereich ‘Organisation’, sonst an die private) sowie an den ausrichtenden Verband (Bearbeiter des Lehrgangs - siehe Lehrgangsdaten).
Zusätzlich besteht für den Verband noch die Möglichkeit, die Aktion E-Mail schreiben zu nutzen.
Hierüber ist der Versand einer selbst erstellten E-Mail an ausgewählte oder alle Teilnehmer in der Teilnehmerübersicht möglich.